IHK Industrie und Handelskammer Bonn/Rhein-Sieg

Notfall-Handbuch

„Warum soll ich irgendwelche Regelungen treffen? Mir passiert schon nichts!“, denken viele junge, wie auch ältere Unternehmer.  Und wenn doch? Wie wird ein Unternehmen weitergeführt, wenn Chefin oder Chef ausfallen, wie bleibt es handlungsfähig? Gibt es Vollmachten und Regelungen damit Zahlungen - wie zum Beispiel Gehälter - weiter fließen, Verträge abgeschlossen oder Bestellungen ausgeführt werden können? Vor diesen Fragen stehen dann nicht nur die Unternehmer selber, sondern dessen Angehörige oder Mitarbeiter.

IHK´s in ganz Deutschland beschäftigen sich mit diesen Fragestellungen und entwickelten gemeinsam eine Antwort darauf: das IHK Notfall Handbuch. „Das Handbuch bietet eine Basis für Unternehmer anhand von Checklisten die wichtigsten Fragestellungen individuell zu bearbeiten“, führt Detlev Langer, Bereichsleiter Recht und Steuern der IHK Bonn/Rhein-Sieg, aus. Auf 66 Seiten werden Unternehmer konkret aufgefordert sich z. B. mit den Themen Verantwortlichkeiten, Vollmachten, Übersichten von Konten, Darlehen, Versicherungen  und regelmäßigen Zahlungsverpflichtungen auseinanderzusetzten. „Viele Informationen sind ausschließlich im Kopf der Unternehmer und bedürfen dringend der Verschriftlichung“ er-gänzt Regina Rosenstock, Referentin der IHK Bonn/Rhein-Sieg im Bereich Unternehmenssi-cherung und -nachfolge.

Die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sollte im Fokus stehen. Wer kann und soll im Sinne des Unternehmers die Geschäfte weiterführen? Dabei geht es nicht immer um den Fall des Todes, sondern überwiegend auch um temporäre Abwesenheiten, wie zum Beispiel durch Unfall oder schwere Krankheit. „Wenn es nicht vom Unternehmen selber geregelt wird, bleibt nur der sehr zeitintensive Weg über die Gerichte“, so Detlev Langer. „Bis dann zum Beispiel Kontoverfügungen wieder möglich sind, kann sich das Unternehmen bereits in einer Schieflage befinden.“

Im Jahr 2014 hat die IHK in der Region zu diesem Thema eine Umfrage durchgeführt. Diese hat ergeben, dass Unternehmen aus Bonn/Rhein-Sieg im Vergleich zu anderen Standorten vergleichsweise gut aufgestellt sind. Die IHK-Umfrage zeigt auf, dass sich bereits über 75 Prozent der Befragten mit dem Szenario auseinandergesetzt haben. Über 42 Prozent haben bereits konkrete Verschriftlichung von Informationen, Prozessen und Zuständigkeiten erstellt. Vollmachten, wie Prokura, Handlungsvollmacht oder Bankvollmacht haben sogar über 53 Prozent der Befragten vollständig geregelt. Das ist zwar über die Hälfte der Befragten, aber was ist mit dem Rest? Dieser gibt an, nur zum Teil oder noch keine Regelungen getroffen zu haben.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass das Notfall Handbuch nur einen ersten Anstoß geben kann. Dieses ersetzt nicht die individuelle Beratung beim Rechtsanwalt oder Notar. Es gibt einen Überblick über die verschiedenen Fragestellungen, mit denen sich der Unternehmer auseinandersetzten sollte. Ausfüllen alleine nützt dabei nichts. Die Daten müssen den vertrauten Personen auch zugänglich gemacht werden. Ein weiterer Schritt ist die klare Kommunikation im Betrieb. Fragen, wie „Wer ist mein Stellvertreter und wer hat dann welche Kompetenzen?“ sollten für die Mitarbeiter im Unternehmen transparent sein. So wird verhindert, dass im Fall der Fälle wertvolle Zeit verstreicht, bis ein Unternehmen auch ohne Chefin oder Chef handlungsfähig ist und gibt Angehörigen, wie auch Mitarbeitern Entscheidungssicherheit.

Wann ist der richtige Zeitpunkt sich mit dem Thema zu beschäftigen? Jetzt! Und immer wieder, da sich Gegebenheiten ändern können und somit Anpassungen erforderlich sind.

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