IHK Industrie und Handelskammer Bonn/Rhein-Sieg


Der Kassenkampf geht weiter

Neue Vorgaben für das elektronische Kassensystem

© industrieblick (www.Fotolia.com)Neue Vorgaben für das elektronische Kassensystem Der Kassenkampf geht weiter  Steuerbetrug durch manipulierte Kassen soll künftig noch schärfer bekämpft werden. Ein neues Gesetz legt fest, dass Sicherheitseinrichtungen die Aufzeichnungssysteme schützen müssen. Die Finanzverwaltung erhält außerdem mit der Kassen-Nachschau eine weitere Prüfungsmöglichkeit. Kassenführung sollte daher in jedem Fall zur Chefsache gemacht werden.

Zum Jahreswechsel ist für Unternehmen, die mit Bargeld arbeiten, die erste Schonfrist abgelaufen. Elektronische Registrierkassen mussten umgerüstet und mit neuer Software oder Speichererweiterungen ausgestattet werden. Dies sollte sicherstellen, dass Einzeldaten in einer Kasse so gespeichert werden, dass sie über einen zehnjährigen Zeitraum lesbar und auswertbar bleiben. Bei der Archivierung dürfen Grunddaten nicht so verändert werden, dass die Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Gastronomen oder Einzelhändler, die ihre Kasse nicht aufrüsten konnten, mussten eine neue anschaffen.

Drei Säulen für mehr Kassensicherheit

Nun folgt der nächste Schritt: Zum Jahreswechsel stimmte der Bundesrat dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ zu. Damit sollen elektronische Registrierkassen endgültig fälschungssicher gemacht werden. Sowohl inhaltlich als auch technisch zieht das Gesetz neue Sicherungen ein, um Kassenmanipulationen zu verhindern.

Das Gesetz stützt sich auf drei Pfeiler:
1. zertifizierte Sicherheitseinrichtungen für elektronische Kassen,
2. die Kassen-Nachschau als zusätzliches Kontrollinstrument für die Finanzverwaltung,
3. höhere Bußgelder bei Verstößen gegen die Vorschriften.

Alle elektronischen Kassensysteme müssen künftig durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Auf diese Weise soll das Löschen von Umsätzen der Vergangenheit angehören.
Die Sicherheitseinrichtung wird aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen: Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unbemerkt verändert werden können.

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen archiviert – und die digitale Schnittstelle sichert eine reibungslose Datenübertragung, zum Beispiel bei einer Kassenprüfung. „Die technischen Details definiert allerdings noch das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik, die Einzelheiten werden in einer separaten Verordnung im Laufe dieses Jahres festgelegt. Unternehmer haben damit bis zum Jahresbeginn 2020 Zeit sich umzustellen“, erklärt Detlev Langer, Bereichsleiter Recht und Steuern der IHK Bonn/Bonn-Rhein-Sieg.

Pflicht zur elektronischen Belegausgabe

Das Gesetz sieht darüber hinaus vor, dass Unternehmer ab 2020 die Pflicht haben, an ihre Kunden Quittungen auszugeben – elektronisch oder in Papierform. Die Betreffenden müssen den Beleg aber nicht mitnehmen. Und in der Abgabenordnung ist eine Befreiung eingezogen: So soll die Belegausgabepflicht nicht jedem zugemutet werden. Wer „Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen“ verkauft, darf vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreit werden.

Unternehmer, die elektronische Aufzeichnungssysteme wie Kassen, Waagen oder Taxameter verwenden, müssen außerdem ab 2020 dem Finanzamt mitteilen, welche Art sie nutzen und wie viele Geräte im Unternehmen vorhanden sind. „Achtung: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 anschafft, muss diese Meldung bereits bis zum 31. Januar des gleichen Jahres ans Finanzamt weiterleiten“, sagt Detlev Langer.

Vorsicht Kassenprüfer!

Bereits im kommenden Jahr erhält die Finanzverwaltung weitere Prüfungskompetenzen: Mit der Kassen- Nachschau bekommt das Finanzamt ein Instrument ähnlich der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau an die Hand. Die Prüfer können unangemeldet Kassen kontrollieren, um möglichen Steuerbetrug zeitnah aufzuklären. Von der Kassen-Nachschau sind nicht nur computergestützte Kassensysteme, sondern auch Registrierkassen und offene Ladenkassen betroffen.

Die Prüfer dürfen sich sämtliche Aufzeichnungen, Bücher und andere Unterlagen ansehen, die für die Kassenführung wichtig sind. Die Kassen- Nachschau ist formell zwar keine Außenprüfung – stellt der Prüfer aber Mängel fest, kann er ohne vorherige Anordnung zu einer Außenprüfung übergehen.

Wer manipuliert, zahlt Bußgeld

Daher ist es wichtig, die ordnungsgemäße Kassenführung ernst zu nehmen. Denn wenn die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, können die Aufzeichnungen nicht mehr als Besteuerungsgrundlage dienen. Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen dann schätzen.

Sollte die Finanzbehörde darüber hinaus durch Stichproben zusätzlich noch Differenzen feststellen, die der Unternehmer nicht widerlegen kann, folgt daraus neben der Zuschätzung regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Wer Kassendaten vorsätzlich oder grob fahrlässig löscht oder Kassensysteme manipuliert, macht sich strafbar. Hier können nicht nur der Unternehmer, sondern auch der IT-Kassendienstleister, der entsprechende Manipulationssoftware anbietet, dingfest gemacht werden.

Und dann drohen mit dem neuen Gesetz höhere Bußgelder. Das gilt gleichermaßen für Anbieter und Verkäufer von Manipulationssoftware. Die Höhe der Bußgelder wird mit dem Gesetz auf bis zu 25.000 Euro angehoben. Achtung: Das Bußgeld soll unabhängig davon möglich sein, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht.

Constanze Elter
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