IHK Industrie und Handelskammer Bonn/Rhein-Sieg


Recht und Steuern

Bürokratieabbau bei der elektronischen Rechnung

Nicht zuletzt wegen des hohen Vorsteuerrisikos stießen elektronische Rechnungen bislang auf wenig Gegenliebe. Mit den jetzt beschlossenen Vereinfachungen dürfte sich dies rasch ändern – immerhin lassen sich mit dem elektronischen Rechnungsversand erhebliche Kosten einsparen.

Bereits seit 2002 akzeptieren die deutschen Finanzbehörden den Vorsteuerabzug aus elektronisch übermittelten Rechnungen. Unter Verweis auf drohende Umsatzsteuerausfälle durch Betrügereien mussten die Abrechungen in der Vergangenheit allerdings grundsätzlich mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein, die einen unveränderten Rechnungsinhalt (Integrität) sowie die Echtheit der Herkunft (Authentizität) zweifelsfrei bestätigt.

Obwohl ein digitaler Rechnungsversand zur Kostensenkung beitragen kann, stellt er im Vergleich zur konventionellen Rechnungserstellung in Papierform bislang immer noch die Ausnahme dar. Die abwartende Haltung vor allem kleiner und mittlerer Unternehmen beruht vorwiegend auf den hohen Anforderungen, die den Vorsteuerabzug beispielsweise aus Telekommunikations- und Stromrechnungen im weitverbreiteten PDF-Format ohne Signatur ausschlossen. Im Prüfungsfall drohte damit die rückwirkende Streichung des Vorsteuerabzugs.

Dieses Hindernis war auch der europäischen Kommission ein Dorn im Auge. Aufgrund einer Neufassung der europäischen Mehrwertsteuersystem-Richtlinie darf künftig jedes Unternehmen selbst festlegen, in welcher Weise es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Erreicht werden soll dies durch innerbetriebliche Maßnahmen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung oder Dienstleistung schaffen. Leider liefert die Richtlinie aber keine verbindlichen Hinweise darauf, welche konkreten Anforderungen an das verlangte Kontrollverfahren gestellt werden.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Erfreulicherweise hat der deutsche Gesetzgeber bei der Umsetzung der EU-Vorgaben im „Steuervereinfachungsgesetz 2011“ den Unternehmen dabei freie Hand gelassen. Zwar müssen für alle elektronisch zugegangenen Rechnungen wie insbesondere per Web-Download, im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI), als DE-Mail, E-Post oder E-Mail-Anhang übermittelte PDF- oder Textdokumente auch weiterhin Integrität und Authentizität gewährleistet sein. Seit dem 1. Juli 2011 dürfen die Unternehmen aber selbst festzulegen, wie sie diese Kriterien einhalten wollen. Verlangt wird lediglich der Einsatz innerbetrieblicher Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnungen mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Dies klingt weitaus komplizierter als gedacht, wird doch der Unternehmer schon im eigenen Interesse überprüfen, ob:

  • die Rechnung in der Substanz (also Richtigkeit der Art und Menge der erbrachten Lieferung/Leistung und die inhaltlichen Angaben der Rechnung) korrekt ist, der Rechnungsaussteller also tatsächlich einen Zahlungsanspruch hat und
  • dass er nur die Rechnungen begleicht, zu deren Zahlung er auch verpflichtet ist.

Ob dies im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschieht oder wie bei kleineren Unternehmen üblich durch manuellen Abgleich der Rechnung spielt nach der Gesetzesbegründung für den Vorsteuerabzug keine Rolle. Auch soll die Neuregelung zu keiner zusätzlichen Verpflichtung zur Dokumentation des gewählten innerbetrieblichen Kontrollverfahrens führen.

Aufbewahrungspflichten beachten

Dennoch ist beim Vorsteuerabzug auch weiterhin Vorsicht angebracht: Als begleitende Maßnahme zur Betrugsverhinderung wurde zugleich der Zugriff auf elektronische Rechnungen im Rahmen der (unangekündigten) Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG erweitert: Soweit erforderlich, darf der Finanzbeamte vor Ort die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme nutzen. Den Finanzbehörden ist damit der digitale Datenzugriff nicht mehr auf förmlich (mit Prüfungsanordnung) angekündigte Außenprüfungen beschränkt.

Die Unternehmen sind daher gut beraten, trotz der Vereinfachung auf eine umfassende und lückenlose Aufbewahrung elektronisch eingegangener Rechnungen im Originalformat zu achten. So weist das Bundesministerium der Finanzen in seinem Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung (www.bundesfinanzministerium.de) darauf hin, dass Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt aufzubewahren. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Hinzu kommt, dass die Finanzbehörden eine alleinige Aufbewahrung elektronisch eingegangener Rechnungen als Papierausdruck auch nach der jüngsten Vereinfachung strikt ablehnen.

Bernhard Lindgens

Die Wirtschaft

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