IHK Industrie und Handelskammer Bonn/Rhein-Sieg


E-Vergabe

Wie sich Unternehmen jetzt an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen

e-VergabeplattformDie Digitalisierung der Behörden schreitet voran. Damit gehört auch die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen auf dem Postweg der Vergangenheit an. An ihre Stelle tritt die elektronische Vergabe (E-Vergabe).

Zusammen mit einigen privaten Unternehmen aus dem Energie-, Verkehrs- oder Wassersektor ist der Staat der größte Auftraggeber in Deutschland. Etwa 30.000 Dienststellen führen Vergabeverfahren durch. Ändern wird sich jetzt aber deren Form. Geregelt ist die Umstellung auf die E-Vergabe bereits in der EU-Vergaberichtlinie 2014/24 (RL 2014/24/EU), die am 17. April 2014 in Kraft trat und seitdem schrittweise in nationales Recht umgesetzt wurde. Anders als bisher ist die elektronische Vergabe nun nicht mehr optional.

Welche Unternehmen das elektronische Vergabeverfahren betrifft

Seit dem 18. Oktober 2018 ist die elektronische Vergabe (E-Vergabe) im Oberschwellenbereich verbindlich. Betroffen sind damit Bauaufträge ab einem Netto-Volumen von 5,548 Millionen Euro sowie Liefer- und Dienstleistungsaufträge mit einem Netto-Wert von über 221.000 Euro.

In allen Bundesländern, in denen die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bereits in Kraft getreten ist, müssen öffentliche Auftraggeber seit dem 1. Januar 2019 auch in diesem Sektor Angebote in elektronischer Form akzeptieren. Verpflichtend ist die E-Vergabe im Unterschwellenbereich erst ab dem 1. Januar 2020.

Ausnahmen von der E-Vergabe gibt es allerdings weiterhin. Liegt der Netto-Auftragswert unter 25.000 Euro, besteht auch künftig keine Pflicht zur Abwicklung über ein elektronisches Verfahren.

Das Gleiche gilt bei einer beschränkten Ausschreibung oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb. Bei der öffentlichen Ausschreibung von Bauverträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte kann der Auftraggeber in Zukunft ebenfalls noch Angebote in Textform zulassen.

So funktioniert die E-Vergabe

Die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren ist für Unternehmen aller Größen denkbar einfach. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und die Bereitschaft, sich in den Umgang mit den E-Vergabeplattformen einzuarbeiten.

Auf diesen Online-Plattformen finden sie dann die Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber mit allen wichtigen Informationen. Sie rufen dort die Auftragsunterlagen ab und reichen anschließend auf diesem Weg ihr Angebot ein. Nach Abschluss des Verfahrens erhalten die Unternehmen über die Plattform eine Zu- oder Absage.

Genutzt werden von den Auftraggebern zurzeit zwei unterschiedliche Formen von Plattformen für die E-Vergabe. Eine davon erfordert von den Teilnehmenden an der Ausschreibung die Installation einer speziellen Software auf dem eigenen Rechner.

Bei der anderen Variante liegt die Plattform auf dem Server der ausschreibenden Stelle und ist vom Bieter über seinen Webbrowser zu erreichen. Beide Formen sind zurzeit in Deutschland etwa gleich stark verbreitet und für die teilnehmenden Unternehmen unentgeltlich.

Wichtig zu wissen ist auch, dass der Zugang zu den Ausschreibungsunterlagen für alle Interessierten kostenlos und ohne Hindernisse möglich sein muss. Eine Registrierung für den bloßen Einblick dürfen öffentliche Auftraggeber nicht verlangen. Außerdem sind sie verpflichtet, einzureichende Unterlagen in branchenüblichen Dateiformaten anzunehmen.

Die elektronische Signatur in der E-Vergabe

Bei der elektronischen Signatur handelt es sich um ein Software-Zertifikat oder eine Signatur-Karte und ein Lesegerät. Während der Gesetzgeber darauf verzichtet hat, diese im Rahmen der E-Vergabe zu verlangen, fordern manche Städte sie trotzdem von den Bietern.

Unternehmen, die an einer solchen Ausschreibung teilnehmen wollen, müssen sich die elektronische Signatur auf eigene Kosten bestellen. Sie erhalten sie zum Beispiel bei der Bundesdruckerei.

Vorteile des elektronischen Verfahrens

Insgesamt soll die E-Vergabe dafür sorgen, dass sich der Aufwand für Unternehmen und die öffentlichen Auftraggeber deutlich verringert. Dadurch dass Verfahren standardisiert ablaufen, kann der Ausschreibungsprozess künftig beschleunigt werden.

Unternehmen profitieren außerdem davon, dass sie ihre Unterlagen unkompliziert bis zum Ende der Angebotsfrist einreichen können. Rücksicht auf Postlaufzeiten brauchen sie nicht mehr nehmen. Auch ein mögliches Verlustrisiko auf dem Postweg entfällt. Stattdessen sorgt eine elektronische Empfangsbestätigung für zusätzliche Sicherheit.

Interessant für Unternehmerinnen und Unternehmer ist außerdem der ortsunabhängige Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen. Selbst auf Reisen können sie über die E-Vergabeplattformen nach passenden Ausschreibungen suchen und sich die zugehörigen Unterlagen ansehen. Haben sie alle relevanten Daten auf ihrem Rechner, können sie sogar umgehend ihr Angebot einreichen.

Sorgen um den Schutz ihrer Daten müssen Unternehmen sich bei den elektronischen Vergabeverfahren keine machen. Dass ihre Verfahren sicher sind, müssen die Plattformanbieter durch entsprechende Sicherheitszertifikate nachweisen. Außerdem werden die Daten im Rahmen des gesamten Prozesses verschlüsselt übertragen.

Martina Schäfer, FINIS Kommunikation

Die Wirtschaft

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