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Kassennachschau: Bundesfinanzministerium regelt Anwendung in der Praxis

Recht und Steuern

© Robert Kneschke (AdobeStock.com)Der Gesetzgeber hat sich den Kampf gegen Steuerbetrug durch manipulierte Kassen auf die Fahnen geschrieben. Seit Beginn des Jahres hat daher unter anderem die Finanzverwaltung mit der Kassen-Nachschau eine weitere Prüfungsmöglichkeit erhalten. Das Bundesfinanzministerium hat nun in einem Anwendungserlass Praxisfragen geklärt.

Seit Beginn des Jahres hat die Finanzverwaltung weitere Prüfungskompetenzen, um Kassenmanipulationen zu verhindern. Mit der Kassen-Nachschau hat das Finanzamt ein Instrument ähnlich der Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschau an die Hand bekommen. Die Prüfer können unangemeldet Kassen kontrollieren, um möglichen Steuerbetrug zeitnah aufzuklären.

Von der Kassen-Nachschau sind nicht nur computergestützte Kassensysteme, sondern auch Registrierkassen und offene Ladenkassen betroffen. Auch App-Systeme und Waagen mit Registrierkassenfunktion werden kontrolliert. Die Prüfer dürfen sich sämtliche Aufzeichnungen, Bücher und andere Unterlagen ansehen, die für die Kassenführung wichtig sind. Die Kassen-Nachschau ist formell zwar keine Außenprüfung - stellt der Prüfer aber Mängel fest, kann er ohne vorherige Anordnung zu einer Außenprüfung übergehen.

Kassen-Nachschau auch für Taxameter

Das Bundesfinanzministerium hat nun einen Anwendungserlass vorgelegt, wie die Kassen-Nachschau genau zu handhaben ist. Dieser regelt bisherige Unklarheiten in der Praxis. So ist eine Kassen-Nachschau auch für Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte möglich.

Der Prüfer kann zur Kontrolle der Kassenaufzeichnungen einen Kassensturz verlangen, da dieser Soll-Ist-Abgleich ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen darstellt. Ob der Prüfer bei der Kassen-Nachschau tatsächlich einen Kassensturz verlangt, liegt allerdings in seinem Ermessen und hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Prüfung nicht nur während der Bürozeiten

Für die Kassen-Nachschau dürfen die Prüfer während der üblichen Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten. Da auch beispielsweise Taxameter geprüft werden dürfen, schließt dieses Recht auch Fahrzeuge ein, die beruflich genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen dazu nicht unbedingt Eigentum des Steuerzahlers sein.

Die Prüfer können auch außerhalb der Geschäftszeiten zur Kassen-Nachschau kommen, wenn im Unternehmen noch gearbeitet wird. Ein Durchsuchungsrecht haben die Prüfer aber nicht. Das Finanzamt hat die Möglichkeit zu beobachten, wie die Kassen in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen gehandhabt werden. Das Gleiche gilt für Testkäufe, hier muss der Prüfer keinen Ausweis vorlegen. In dem Moment jedoch, wo er Büros oder andere Räumlichkeiten betreten will, die nicht der Öffentlichkeit zugänglich sind, muss der Finanzbeamte seinen Ausweis vorzeigen. Sollte der Betriebsinhaber nicht anwesend sein, darf der Prüfer von Mitarbeitern, die sich mit der Kasse auskennen, Mitwirkung einfordern.

Unterlagen - gern auch elektronisch

Für den Unternehmer und seine Angestellten heißt das: Sie müssen für einen vom Prüfer bestimmten Zeitraum ermöglichen, dass dieser die Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen einsehen kann. Der Prüfer kann gegebenenfalls verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Auch die Verfahrensdokumentation zum Aufzeichnungssystem einschließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung muss der Unternehmer vorlegen. Dazu zählen Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über vorgenommene Programmänderungen.

Der Betriebsinhaber ist auskunftspflichtig, sollte er nicht im Unternehmen sein, müssen sachkundige Mitarbeiter dies übernehmen. Zu Dokumentationszwecken darf der Prüfer Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.

Kassen-Nachschau mit Außenprüfung im Schlepp

Normalerweise wird eine umfangreiche Betriebsprüfung im Voraus angekündigt. Bei einer spontanen Kassen- Nachschau kann unverzüglich und ohne Vorankündigung eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder eine Betriebsprüfung folgen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der Prüfer Mängel feststellt, die erhaltenen Auskünfte unklar sind oder sich der Unternehmer weigert, Informationen herauszugeben.
Den Beginn einer Außenprüfung im Anschluss an eine Kassen-Nachschau muss der Prüfer unter Angabe von Datum und Uhrzeit festhalten und den Unternehmer schriftlich über den Übergang zur Außenprüfung informieren. Dieser schriftliche Übergangshinweis ersetzt die Prüfungsanordnung.

Achtung: Das gilt auch, wenn der Betriebsinhaber bei der Kassen-Nachschau nicht anwesend ist. Anders als bei einer Außenprüfung wird über eine Kassen-Nachschau kein Prüfungsbericht angefertigt. Wenn aufgrund der Kassen-Nachschau jedoch Besteuerungsgrundlagen geändert werden, muss dem Steuerzahler Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden.

Constanze Elter, Die Steuerjournalistin

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