Aufbewahrungspflichten beachten

Achtung Betriebsprüfung

15.09.2011

Obwohl die wichtigsten Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Kontobelege oder Verträge in der Regel geordnet verwahrt werden, sind sich viele Unternehmen ihrer weitaus umfassenderen Aufbewahrungspflichten nicht bewusst. Denn neben unterschiedlicher Vorgaben im Handels- und Steuerrecht gilt es, zusätzlich noch eine Reihe berufsrechtlicher und branchenspezifischer Aufbewahrungsvorschriften zu beachten. Allein die für das Steuerrecht maßgebliche Abgabenordnung listet folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (wie Eingangsrechnungen oder E-Mails),
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Angebote, die zum Abschluss geführt haben),
Buchungsbelege und
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen unter anderem Verträge, Skontovereinbarungen oder auch Kostenträgerrechnungen.

Sicherlich kann diese Aufzählung nur als grobe Orientierungshilfe dienen; eine detaillierte und vor allem abschließende Liste aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen ist allerdings wegen des stetigen Wandels im Steuerrecht kaum möglich. Als Beispiel mag die seit dem 1. Juli 2009 vorgeschriebene Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren „ATLAS-Ausfuhr“ herhalten: Als Ersatz für die bisherige schriftliche Ausfuhranmeldung erhält das ausführende Unternehmen von der Ausfuhrzollstelle eine pdf-Datei, die als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung der Ausfuhr aufbewahrt werden sollte.
Denn die steuerlichen Aufbewahrungspflichten gelten nicht nur für Papierdokumente, sondern auch für digitale Unterlagen. Bereits 2002 wurde zeitgleich mit  Inkrafttreten des Zugriffsrechts der Finanzbehörden auf steuerlich relevante Unternehmensdatenbestände eine oft genutzte Vereinfachungsregel in der Abgabenordnung gestrichen, nach der unternehmerische Datenbestände nach Ausdruck vernichtet werden durften. Ausdrucken ist seither selbstverständlich nach wie vor erlaubt; zwecks maschineller Auswertung durch die Prüfungsdienste sind die Unternehmen spätestens seit dem 1. Januar 2002 in jedem Fall aber zur sicheren Aufbewahrung aller steuerlich relevanter Datenbestände auch aus der Materialwirtschaft, Kassensystemen, E-Mail-Konten oder Office-Anwendungen gefordert.
Im Gegenzug ist eine Vernichtung von Originalbelegen in Papierform nach ihrer Digitalisierung zulässig. Das zunehmend beliebte Einscannen und Digitalisieren in Papierform zugegangener Rechnungen und Dokumente in Form von pdf- oder tif-Dateien auf Festplatten, CD-ROM oder sonstigen Speichermedien bestätigte auch der Bundesfinanzhof (BFH) als zulässige Form der Aufbewahrung. Anstatt einer Aufbewahrung im originalen Papierformat lässt die Abgabenordnung (§ 147 Abs. 2 AO) eine Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf einem anderen Datenträger zu, sofern das bei der Digitalisierung eingesetzte Verfahren den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 entspricht und eine bildliche Übereinstimmung mit den Originaldokumenten sichergestellt ist.

Rückstellungen bilden

Für die Aufbewahrungskosten von Geschäftsunterlagen mussten buchführungspflichtige Unternehmen bereits in der Vergangenheit zwingend eine steuermindernde Rückstellung in ihrer Bilanz ausweisen. Begründet wurde dies von der Finanzrechtsprechung damit, dass sie sich ihren steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften nicht ohne die sanktionsbewehrte Verletzung anderer Buchführungspflichten entziehen können. Die Berechnungsmethode und zulässige Höhe haben die BFH-Richter erst kürzlich in ihrer Entscheidung vom 18. Januar 2011 (Az.: X R 14/09) konkretisiert. Danach ist bei der Bewertung der Rückstellung die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Weil Unterlagen zum jeweiligen Bilanzstichtag zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden müssen, ergibt sich im Schnitt eine Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren (Berechnungsformel: ((10+1) : 2). Unberücksichtigt ließen die BFH-Richter dabei den Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden.

Verzögerungsgeld droht

Neben ihren Aufbewahrungspflichten sollten Unternehmen das Verzögerungsgeld als neu geschaffene Sanktionsmaßnahme ernst nehmen. Denn zwischenzeitlich haben die Finanzbehörden höchstrichterliche Rückendeckung erhalten: Mit Beschluss vom 16. Juni 2011 (Az.: IV B 120/10) hat der BFH entschieden, dass ein Verzögerungsgeld verhängt werden kann, wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Außenprüfung nicht fristgerecht nachkommt. Damit droht selbst bei nur unvollständigem oder nicht zeitnah eingeräumtem Zugriff auf steuerrelevante Datenbestände ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 bis immerhin 250.000 Euro. Verschärfend kommt hinzu, dass das Verzögerungsgeld auch dann fällig wird, wenn das Unternehmen seiner Verpflichtung nach dessen Festsetzung doch noch nachkommt. Nicht rechtens sei aber, wenn wegen derselben Unterlagen nochmals ein Verzögerungsgeld festgesetzt wird. Im Streitfall hatte das Unternehmen vom Außenprüfer angeforderte Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht. Weil bestimmte Unterlagen auch nach der erstmaligen Festsetzung eines Verzögerungsgelds immer noch nicht vorgelegt wurden, hatte das Finanzamt das Unternehmen wegen derselben Unterlagen zu einem weiteren Verzögerungsgeld verdonnert.

Welche Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten?

Grundsätzlich unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen einer 10-jährigen und 6-jährigen Aufbewahrungsfrist: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Dokumentation), ferner für Buchungsbelege. Lediglich für die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht eine 6-jährige Aufbewahrung.
Diese im europäischen Vergleich langen Aufbewahrungsfristen sollen nach dem Willen der Bundesregierung verkürzt werden. Im Rahmen des Projekts „Harmonisierung und Verkürzung der Aufbewahrungs- und Prüfungsfristen nach Handels-, Steuer- und Sozialrecht“ fragt das Statistischen Bundesamtes bei den Unternehmen zur Zeit deren tatsächlich praktizierte Aufbewahrung und die Auswirkungen mehrerer denkbarer Rechtsszenarien ab. Untersucht werden unter anderem die Auswirkungen einer Verkürzung jeweils um ein Jahr, einer einheitlichen Verkürzung auf fünf Jahre sowie einer Harmonisierung (Verkürzung und Anhebung) auf einheitlich sieben Jahre.

Bernhard Lindgens