Elektronische Lohnsteuerkarte

Kontrolle ist besser

10.10.2011

Der elektronische Nachfolger der Papplohnsteuerkarte steht in den Startlöchern. In Kürze erhalten alle Arbeitnehmer eine Mitteilung über ihre gespeicherten Daten. Zur Vermeidung falscher Lohnabzüge sollte die Post vom Finanzamt genauestens kontrolliert werden.

Im Gegensatz zum kürzlich eingestellten „Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA)“ für die Bewilligung von Anträgen auf Arbeitslosen-, Wohn- oder Bundeselterngeld sind die Weichen für die digitale Lohnsteuerkarte unwiderruflich gestellt. So wurden zwischenzeitlich alle steuerlichen Verfahrensvorschriften für den Lohnsteuerabzug an das ab 2012 dauerhaft und flächendeckend zum Einsatz kommende elektronische Verfahren angepasst. Damit sind ab dem nächsten Jahr endgültig nicht mehr die Gemeinden, sondern allein die Finanzämter für Eintragungen und Änderungen aller bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte vermerkten Abzugsmerkmale wie Steuerklasse, Kinder oder Religionszugehörigkeit zuständig.

Zwar gelten die von den Gemeinden letztmalig für 2010 ausgestellten Lohnsteuerkarten einschließlich aller eingetragenen Abzugsmerkmale und Freibeträge noch bis Ende 2011 weiter. Nach Umstellung auf die „Elektronischen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM)“ in 2012 müssen die Freibeträge jedoch erneut beantragt werden. Entsprechende Anträge bearbeiten freilich nicht mehr die Gemeinden, sondern die Finanzämter. Lediglich für melderechtliche Änderungen (beispielsweise Adressänderung, Geburt, Adoption, Kirchenaus- oder Kircheneintritt, Heirat oder Tod) bleiben weiterhin die Bürgerämter der Stadt- oder Gemeindeverwaltungen zuständig.


Wichtige Übergangsregelungen

Da die bisherigen (Papp)Lohnsteuerkarten von den Gemeinden letztmalig für 2010 versandt wurden, sind bis zum Echtbetrieb des elektronischen Nachfolgers am 1. Januar 2012 einige Besonderheiten zu beachten. So bleiben die Lohnsteuerkarten 2010 einschließlich aller eingetragenen Abzugsmerkmale und Freibeträge bis Ende 2011. Das Einkommensteuergesetz (§ 52b EStG) verpflichtet den Arbeitgeber deshalb zur Aufbewahrung der Lohnsteuerkarten 2010 und verbietet ausdrücklich deren Vernichtung. Eine weitere Ausnahmeregelung greift in den Fällen, in denen von der Gemeinde keine Lohnsteuerkarte 2010 ausgestellt wurde: Nimmt ein Arbeitnehmer erstmals in 2011 eine lohnsteuerpflichtige Beschäftigung auf, erhält er vom Finanzamt auf Antrag anstelle der Lohnsteuerkarte eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug. Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber bei ledigen Ausbildungsanfängern jedoch auf die Vorlage dieser Bescheinigung verzichten, sofern beim Lohnsteuerabzug 2011 die Steuerklasse I zugrunde gelegt wird. Für Arbeitnehmer mit vorhandener Lohnsteuerkarte 2010 ändert sich bis Ende 2011 dagegen wenig: Wer seinen Arbeitsplatz im Übergangszeitraum wechselt, erhält die Lohnsteuerkarte 2010 von seinem bisherigen und übergibt sie einfach seinem neuen Arbeitgeber. Stimmen die eingetragenen Steuerklassen und Kinderfreibeträge nicht mehr, nimmt das Finanzamt die erforderlichen Änderungen vor.

Bei der Antragsbearbeitung greifen die Finanzämter auf eine zentrale Datenbank zu, in der alle für den Lohnabzug entscheidenden Besteuerungsgrundlagen vorgehalten, aktualisiert und vom Arbeitgeber jederzeit abgerufen werden können. Zu diesem Zweck haben die Meldebehörden bereits ab Mai diesen Jahres bundesweit ihre Meldedaten über Zugehörigkeit zur einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft, Familienstand, Kinder und Kinderfreibeträge, gewählte Steuerklassen, Zahl der Lohnsteuerkarten, Körperbehindertenfreibeträge und Gemeindeschlüssel den Finanzbehörden elektronisch übermittelt. Da im Laufe des Jahres jedoch bei vielen Arbeitnehmern Änderungen eingetreten sein dürften, hat das Jahressteuergesetz 2010 die Finanzverwaltung zur Information aller Arbeitnehmer über die beim Bonner Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeicherten elektronischen Daten wie Adresse oder Lohnsteuerklasse verpflichtet. Rechtzeitig vor dem geplanten Starttermin in 2012 haben Arbeitnehmer dadurch die Möglichkeit, ihrem zuständigen Finanzamt etwaige gewünschte Änderungen oder Berichtigungen mitzuteilen. Tun sie das nicht, drohen nicht nur zu hohe Lohnsteuerabzüge, sondern bei unzutreffenden Lohnsteuerklassen empfindliche Einkommensteuer-Nachzahlungen.

Online-Zugriff des Arbeitgebers

Jeder Arbeitnehmer kann seine gespeicherten Daten allgemein oder für bestimmte Arbeitgeber anhand einer Negativliste sperren oder auch nur für bestimmte Arbeitgeber freigeben (Positivliste) lassen. Eine solche Sperrung hat allerdings lohnsteuerliche Folgen: Können dem abrufenden Arbeitgeber aufgrund einer Sperranweisung seitens seines Arbeitnehmers keine ELStAM mitgeteilt werden, muss die Lohnsteuer zwingend nach Steuerklasse VI ermittelt werden.

Für Arbeitgeber bedeutet der Online-Zugriff auf die gespeicherten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale eine erhebliche Vereinfachung der  Lohnbesteuerung – immerhin brauchen von den Arbeitnehmern keine Lohnsteuerkarten mehr angefordert werden. Im Gegenzug muss (fast) jeder Arbeitgeber am Abrufverfahren teilnehmen. Ausnahmen davon lässt das Einkommensteuergesetz nur auf Antrag in Härtefällen zu. Anträgen von Arbeitgebern ohne maschinelle Lohnberechnung soll allerdings stets stattgegeben werden, wenn es sich um geringfügige Beschäftigungsverhältnissen in Privathaushalten handelt.

Vorgesehen ist, dass sich der Arbeitgeber für den Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Arbeitnehmer über die ihm zugeteilte Wirtschafts-Identifikationsnummer authentifiziert. Sofern noch keine Wirtschafts-Identifikationsnummer vergeben wurde, dient die Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teils des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für den Lohnsteuerabzug maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird, als Identifikationsmerkmal. Wichtig: Die einmal abgerufenen Lohnabzugsmerkmale sind rechtlich bindend und stehen einer gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen des zuständigen Finanzamts unter dem Vorbehalt der Nachprüfung gleich. Sie gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den darin ausgewiesenen ELStAM ausgehändigt oder elektronisch bereitgestellt hat – mit allen rechtlichen Konsequenzen bei fehlerhaften Einträgen.
Bernhard Lindgens