Elektronische Übermittlung von Bilanzen und GuV

Vorbereiten auf die Elektronische Bilanz

10.03.2011

Neben dem derzeit vieldiskutierten Steuervereinfachungspaket soll eine möglichst umfassende elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzbehörden zum gern beschworenen Bürokratieabbau beitragen. Tatsächlich treiben Bund und Länder jedoch längst die Umstellung ihrer Besteuerungsverfahren voran: Nachdem Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen bereits seit einigen Jahren ausschließlich elektronisch entgegengenommen werden, folgen jetzt weitere Vorgaben. So sind die Unternehmen ab 2011 zur elektronischen Abgabe ihrer jährlichen Umsatzsteuererklärung und Anträge auf Dauerfristverlängerung für Umsatzsteuer-Voranmeldungen nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz verpflichtet. Nur in Härtefällen dürfen die zuständigen Finanzämter Ausnahmen genehmigen und einzelnen Unternehmen erlauben, ihre eigenhändig unterschriebene Umsatzsteuererklärung wie bisher auf Papier oder per Telefax einzureichen.

Mindestumfang und Datenformat

Gleiches gilt in Kürze auch für Bilanzen, weil das Einkommensteuergesetz (§ 5b EStG) bilanzierende Unternehmen zur elektronischen Übermittlung standardisierter Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen verpflichtet. Erste Einzelheiten zum vorgeschriebenen Umfang und Datenformat hatte das BMF bereits Anfang 2010 bekannt gegeben. Unabhängig von der Betriebsgröße oder Branche müssen danach grundsätzlich alle betroffenen Unternehmen die Inhalte ihrer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung den Finanzbehörden in Form eines amtlich vorgeschriebenen XBRL-Datensatzes – auch Taxonomie genannt - auf elektronischem Weg übermitteln. Hinter dem Kürzel XBRL (eXtensible Business Reporting Language) verbirgt sich ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen. Dieser ermöglicht es, Daten in standardisierter Form aufzubereiten und mehrfach - etwa neben der Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger auch zur Information von Gesprächspartnern, Kreditgebern oder Aufsichtsbehörden - zu nutzen.

Nach heftiger Kritik seitens des Deutschen Industrie- und Handelskammertages am engen Zeitplan und geplantem Mindestumfang der bereit zu stellenden Daten wurde der erstmalige Anwendungszeitpunkt kürzlich um ein Jahr verschoben (BMF-Schreiben vom 16. Dezember 2010, Aktenzeichen IV C 6 – S 2133-b/10/10001). Um den Unternehmen mehr Zeit zur Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu geben, brauchen die Inhalte der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nunmehr erstmals für nach dem 31. Dezember 2011 beginnende Wirtschaftsjahre elektronisch übermittelt werden. In der Zwischenzeit soll ein breit angelegter Pilotversuch mit freiwillig teilnehmenden Firmen notwendige Änderungen am XBRL-Datensatz und von der Finanzverwaltung derzeit geplantem Verfahren aufzeigen.

Während die vorgesehene authentifizierte Datenübermittlung mittels ELSTER ohne digitale Signatur den meisten Unternehmen wohl kaum nennenswerte Probleme bereiten dürfte, scheint die korrekte Einhaltung des geforderten Mindestumfangs elektronischer Bilanzen weitaus aufwändiger. Zu den unabdingbaren Vorbereitungsmaßnahmen innerhalb der vom BMF eingeräumten Schonfrist zählt deshalb insbesondere die Klärung der Frage, ob die in der täglichen Praxis anfallenden Buchungsdaten in die elektronische Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung später denn auch tatsächlich als XBRL-Daten übernommen werden. Neben dem Steuerberater können hierbei auch die Hersteller der eingesetzten Finanzbuchhaltungssysteme helfen.

Risikomanagement der Finanzverwaltung

Obwohl die elektronische Bilanz mit dem „Steuerbürokratieabbaugesetz“ eingeführt wurde, profitieren in nicht unerheblichem Maße insbesondere die Finanzbehörden von den in naher Zukunft nach beliebigen Kriterien auswertbaren Datenbeständen. Denn häufig standen die bei Betriebsprüfungen festgesetzten Mehrsteuern in keinem vertretbaren Verhältnis zum getriebenen Aufwand, sofern sich die Auswahl der für eine Außenprüfung anstehenden Betriebe - wie in der Vergangenheit - vornehmlich an der Betriebsgröße orientiert. Eine risikoorientierte Fallauswahl führt dagegen statistisch belegt zu deutlich höheren steuerlichen Mehrergebnissen. Als Reaktion auf die diesbezügliche Kritik des Bundesrechnungshofs haben die Finanzbehörden deshalb schon vor Jahren den Einsatz eines bundeseinheitlichen Risikomanagementsystems in der Außenprüfung beschlossen. Mittels gezielter Fallauswahl sollen zukünftig innerhalb der Verjährungsfristen nur noch die Unternehmen geprüft werden, bei denen von einem hohen steuerlichen Risiko ausgegangen werden kann. Welche Merkmale dabei eine genauere Kontrolle auslösen, wird aus nachvollziehbaren Gründen als streng geheime Kommandosache gehandelt. Ebenso klar ist freilich, dass jede gezielte Fallauswahl maschinell auswertbares Datenmaterial voraussetzt – genau dieses liefert den Finanzbehörden künftig die elektronische Bilanz.

Bernhard Lindgens