Kassen beim Finanzamt anmelden

Frist sollte Ende Januar 2020 ablaufen

17.12.2019

© Monkey Business (Fotolia.com)Ab Januar 2020 müssen alle im Betrieb verwendeten Kassen beim Finanzamt angemeldet werden, so die ursprüngliche Vorgabe des sogenannten Kassengesetzes. Mit einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 6. November 2019 werden die Karten nun neu gemischt.

Seit rund zwei Jahren führen die Finanzämter in Deutschland Kassen-Nachschauen in Unternehmen durch. In der Region Bonn/Rhein-Sieg war man damit noch zurückhaltend, allerdings sollten die Unternehmen vorbereitet sein. Das Kassengesetz schreibt für das kommende Jahr drei neue Pflichten für die Firmen vor.

So müssen laut Gesetz alle Kassen, die vor dem 1. Januar 2020 gekauft wurden, bei der Finanzverwaltung bis Ende Januar 2020 gemeldet werden. Diese ambitionierte Frist wurde nun mit einem  Schreiben des BMF vom 6. November aufgelöst. Es besagt, dass die Anmeldung nicht zu erfolgen braucht, bevor eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit der Anmeldungen besteht.

IHK-Steuerexperte Detlev Langer rät allen Unternehmerinnen und Unternehmern abzuwarten, bis das Online-Formular genutzt werden kann, da ein formloses Schreiben mit den besagten Angaben nicht ausreicht. Sobald die elektronischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen, sind folgende Details zu übermitteln:

  • Name und Steuernummer des Betriebs,
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Datum und Kauf des verwendeten Aufzeichnungssystems.

Ab 2020 müssen zudem elektronische Aufzeichnungssysteme – wie oben erwähnt - über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die Manipulationen verhindert. Diese Sicherheitseinrichtung steht bislang ebenfalls noch nicht zur Verfügung. Zuständig ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Steuerexperte Langer empfiehlt Unternehmen daher, beim Kauf einer elektronischen Kasse darauf zu achten, dass diese mit einer BSI-zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist oder zumindest kurzfristig nachgerüstet werden kann. Die Finanzverwaltung wird bei einer Prüfung der Barkassen bis zum 30. September 2020 nicht beanstanden, dass die Kassensoftware nicht zertifiziert ist.
Eine weitere Neuerung ist die Belegausgabepflicht für alle Kassensysteme. Diese besagt, dass bei jedem Umsatz ein Beleg angefertigt und dieser dem Kunden angeboten werden muss.

Kurzer Rückblick: Wer unterliegt der Kassennachschau?

Der Kassen-Nachschau unterliegen alle Unternehmen, die in Deutschland steuerlich erfasst werden und ein Kassensystem betreiben - ganz gleich, ob es sich um computergestützte Kassen, mechanische Registrierkassen oder offene Ladenkassen handelt.

Bei der Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) schaut der Fiskus nach, ob alle Kassenaufzeichnungen vollständig und korrekt sind und die Buchführung damit übereinstimmt. Bei dem unangekündigten Besuch prüfen die Finanzbeamten in der Regel folgende Sachverhalte:

  • Liegt eine Verfahrensdokumentation vor? Gemeint ist damit, dass für jedes Datenverarbeitungssystem – dazu gehören auch elektronische Kassen – eine übersichtlich gegliederte Dokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und-Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

    IHK-Steuerexperte Detlev Langer weist aber darauf hin, dass es „für die Dokumentation keine Vorlage gibt. Das Unternehmen trägt somit das Risiko, ob die Dokumentation den Anforderungen des Finanzamtes genügt. Mängel in der Dokumentation können schon zu Beanstandungen der Betriebsprüfer/innen führen.“ Weitere Prüfsteine sind:
  • Ist der Kassenbestand Soll/Ist-Abgleich korrekt? Die Durchführung des Kassensturzes durch die Prüfer ist wahrscheinlich.
  • Prüfung sonstiger Organisationsunterlagen (z.B. Ersteinrichtungsprotokolle, Programmier-protokolle, alle Änderungen der Programmierung, auch Preisänderungen)

Wo findet die Prüfung statt?

Die Kassen-Nachschau erfolgt in den eigenen Geschäftsräumen zu üblichen Öffnungszeiten. In der Praxis heißt das, sobald sich Mitarbeiter/innen im Geschäft aufhalten, kann eine Prüfung durchgeführt werden. Wohnräume dürfen nicht gegen den Willen des Inhabers betreten werden, es sei denn, es bestehen Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Jederzeit zum Kassensturz bereit

Steuerberater Uwe Rolef schaut bei seinen Vorträgen zur Kassen-Nachschau immer wieder in fragende Gesichter. Er rät in unserm Interview [PDF; 94 KB] zur guten Vorbereitung, damit die Kassen-Nachschau möglichst ohne Beanstandungen verläuft. Eine vorhandene Verfahrensdokumentation zeigt den Prüfern, dass der Unternehmer das Thema ernst nimmt.

Der Bargeldbestand sollte jederzeit mit dem Soll-Bestand der Kasse übereinstimmen. Pflicht ist ein modernes Kassensystem, das den Anforderungen des Finanzamtes genügt und alle Buchungsvorgänge unveränderbar speichert und den Datenabruf durch das Finanzamt ermöglicht.

Weitere Informationen: Unter www.ihk-bonn.de | Webcode @94 kann das Infoblatt „Steuerliche Anforderungen für Registrierkassen - Stand 26.11.2019“ heruntergeladen werden.

Ulrich Hanfeld, freier Journalist, Bonn