Privat genutzte Firmenfahrzeuge:

Teures Vergnügen

13.04.2010

Die Besteuerung privat mitgenutzter Firmenfahrzeuge erfolgt grundsätzlich auf Basis der unverbindlichen Listenpreise. Darauf haben auch großzügige Rabatte keinen Einfluss. Anders als bei der Abwrackprämie für private Autohalter dürfen Unternehmen weder auf Subventionen noch auf Steuergeschenke für ihre Firmenfahrzeuge hoffen. Denn trotz der derzeit hohen Preisnachlässe beim Neuwagenkauf wird die private Mitbenutzung betrieblicher Kraftfahrzeuge auch künftig grundsätzlich pauschal nach der „Ein-Prozent-Regelung“ mit einem Prozent des inländischen Listenpreises – zuzüglich Sonderausstattungen und einschließlich Umsatzsteuer – besteuert. Und zwar unabhängig davon, ob es sich um Neuwagen, gebraucht angeschaffte Fahrzeuge oder Reimporte handelt.

Trostpflaster Kostendeckelung

Selbst die nach der aktuellen Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur Besteuerung von Privatfahrten vom 18. November 2009 (Aktenzeichen - IV C 6 – S 2177/07/10004 -) zulässige „Kostendeckelung“ hilft längst nicht in jedem Fall. Dabei wird ein nach der „Ein-Prozent-Regelung“ ermittelter Nutzungswert auf die nachgewiesenen tatsächlichen Fahrzeugkosten begrenzt (siehe Berechnungsbeispiel). Von der Kostendeckelung profitieren allerdings vorwiegend die Besitzer älterer oder bereits abgeschriebener Firmenwagen, während schon ab der Mittelklasse die laufenden Kosten einschließlich der Abschreibungen den pauschalen Nutzungswert häufig deutlich übersteigen. Großzügig zeigen sich die Finanzbehörden dagegen beim Firmenwageneinsatz für weitere geschäftliche oder berufliche Tätigkeiten. Zwar hatte der Bundesfinanzhof (BFH) im Jahre 2008 klargestellt, dass neben der privaten Nutzungswertbesteuerung der betriebliche Gewinn zusätzlich noch um die Selbstkosten aller auf andere Einkunftsarten - wie beispielsweise den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ‑ entfallenden Fahrten erhöht werden müsse . Aus Vereinfachungsgründen verzichten die Finanzbehörden jedoch auf eine entsprechende Gewinnerhöhung, soweit die Fahrtkosten bei den anderen Einkunftsarten keiner Abzugsbeschränkung unterliegen und dort auch nicht abgezogen werden.

Betriebliche Mindestnutzung nachweisen

Wichtig: Schon seit 2006 ist die pauschale Nutzungswertbesteuerung durch Unternehmer und Freiberufler nach der „Ein-Prozent-Regelung“ nur zulässig, wenn der betreffende Firmenwagen zu mehr als fünfzig Prozent betrieblichen Zwecken dient. Dazu zählen neben allen betrieblich veranlassten Fahrten auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten. Die geforderte betriebliche Mindestnutzung hat der Unternehmer anhand geeigneter Unterlagen darzulegen und glaubhaft zu machen. Allerdings bedarf es dazu weder eines Fahrtenbuchs noch gelten besondere Formvorschriften. Selbst Eintragungen in Terminkalendern, Abrechnungen gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern und Reisekostenaufstellungen sollen die Finanzämter neben anderen Abrechnungsunterlagen akzeptieren. Können vom Unternehmer keine aussagekräftigen Unterlagen beigebracht werden, darf die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum von üblicherweise drei Monaten glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und zurückgelegte Strecke) sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraumes aus. Bei bestimmten Tätigkeiten wie Handelsvertretungen, Taxiunternehmen oder dem Bauhandwerk verzichten die Finanzbehörden sogar völlig auf einen Nachweis der betrieblichen Nutzung.

Fahrtenbuch statt Pauschalbesteuerung

Anbetracht der im Regelfall ohnehin geforderten Nachweise über die betriebliche Mindestnutzung dürften viele Unternehmer mit einem Fahrtenbuch steuerlich besser beraten sein - immerhin lässt sich damit auch künftig der „Ein-Prozent-Regelung“ entgehen. Allerdings hat der BFH seine Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in mehreren Verfahren zuletzt deutlich verschärft. So reichen lose Notizzettel keinesfalls mehr aus. Zur Verhinderung nachträglicher Manipulationen verlangt das oberste Finanzgericht eine geschlossene Form der Aufzeichnungen, die Abänderungen, Streichungen oder Ergänzungen kenntlich macht. Diese Voraussetzungen erfüllt lediglich ein gebundener Nachweis in Buchform, Ausdrucke aus einer Tabellenkalkulation hingegen nicht.

Berechnungsbeispiel Kostendeckelung

Für einen zu 60 Prozent betrieblich genutzten Pkw mit einem Bruttolistenpreis bei Erstzulassung von 50.000 Euro belaufen sich die jährlichen Gesamtkosten auf 10.400 Euro. Darin sind Reparaturkosten zur Beseitigung eines Unfallschadens in Höhe von 4.500 Euro enthalten. Die Vollkaskoversicherung hat die Reparaturkosten nach Abzug einer Selbstbeteiligung mit 3.850 Euro ersetzt. Zusätzlich zur privaten Mitbenutzung wurde der Pkw an 220 Tagen für die Fahrten zwischen Wohnung und dem 15 Kilometer entfernten Betrieb genutzt. Ein Fahrtenbuch wurde nicht geführt.

Privater Nutzungsanteil nach der „Ein-Prozent-Regelung“
(§ 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 EStG):
50.000 Euro x 1 Prozent x 12 Monate = 6.000 Euro
Gewinnzuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb
(§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6 EStG):
50.000 Euro x 0,03 Prozent x 15 Kilometer x 12 Monate = 2.700 Euro

Summe der pauschalen Nutzungswerte = 8.700 Euro

Da zwischen den Reparaturkosten und der Versicherungserstattung ein unmittelbarer wirtschaftlicher Zusammenhang besteht, mindert die Erstattungsleistung von 3.850 Euro die tatsächlich entstandenen Gesamtkosten des Fahrzeugs.

Gesamtkosten des Firmenfahrzeugs = 6.550 Euro

Da die Summe der pauschalen Nutzungswerte die Gesamtkosten des Firmenfahrzeugs übersteigen, greift die Kostendeckelung und begrenzt den privaten Nutzungsanteil auf die saldierten Gesamtkosten von 6.550 Euro. Die abzugsfähige Entfernungspauschale beträgt 990 Euro (220 Tage x 15 Kilometer x 0,30 Euro).

In seltener Eintracht fordern Finanzrechtsprechung und Finanzverwaltung im Fahrtenbuch Angaben zu Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner sowie zum Reisezweck. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem fortlaufend und zeitnah geführten Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Verweise auf ergänzende Unterlagen – wie beispielsweise Aufschlüsselung von Kürzeln für häufiger aufgesuchte Fahrziele und Kunden auf Erläuterungsblättern oder Kundenverzeichnissen – werden nur akzeptiert, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen gewahrt bleibt.

Bernhard Lindgens