Sachzuwendungen und Geschenke

Motivationsförderung erleichtert

10.05.2010

Sowohl für Sachzuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer als auch für Geschenke an Geschäftspartner schrieb das deutsche Steuerrecht in der Vergangenheit zwingend eine Besteuerung beim Empfänger vor. Weil dies der erhofften Motivationsförderung und dem Belohnungscharakter aus naheliegenden Gründen jedoch häufig entgegen lief, wurde Unternehmern das Wahlrecht zur Pauschalbesteuerung nach § 37b Einkommensteuergesetz (EStG) eingeräumt. Seit 2007 ist es zulässig, die ansonsten beim Empfänger fällige Einkommensteuer auf Sachzuwendungen mit einem pauschalen Steuersatz von 30 Prozent – wie immer zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer – zu übernehmen und an das für ihn zuständige Finanzamt abzuführen. Dies gilt freilich nur für Zuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, nicht in Geld bestehen und auch keine verdeckten Gewinnausschüttungen darstellen.

Höchstgrenze beachten

Von der neu geschaffenen Pauschalbesteuerung beim Geber erhofft sich die Finanzverwaltung eine deutliche Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens und verlangt deshalb die einheitliche Pauschalbesteuerung aller innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen. Akzeptiert wird allerdings eine gesonderte Behandlung der Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer und Dritte. Damit ist dem Unternehmer die Übernahme der Steuern für Geschenke an seine Geschäftspartner möglich, während Sachzuwendungen an die eigenen Arbeitnehmer über deren Lohnsteuerkarte laufen. In diesem Zusammenhang weist das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in seinem Anwendungserlass vom 29. April 2008 (Aktenzeichen IV B 2 – S 2297-b/07/0001) ausdrücklich darauf hin, dass eine einmal gefällte Entscheidung zur Pauschalbesteuerung vom Unternehmer nicht zurück genommen werden kann.

Zur Vermeidung von Mitnahmeeffekten wurde die Pauschalierung überdies auf

  • einen Höchstbetrag der Aufwendungen pro Empfänger und Wirtschaftsjahr von 10.000 Euro sowie
  • eine Höchstgrenze pro Einzelzuwendung auf 10.000 Euro

begrenzt. Maßgeblich sind dabei alle tatsächlich angefallenen Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer. Darüber hinaus sollte unbedingt bedacht werden, dass die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe entscheidend davon abhängt, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe selbst abziehbar sind. Dies wirkt sich insbesondere bei Geschenken aus, deren Abzugsfähigkeit derzeit auf Anschaffungs- oder Herstellungskosten pro Nichtarbeitnehmer auf jährlich (netto) 35 Euro beschränkt ist.

Informations- und Aufzeichnungspflichten

Obwohl sämtliche vom Unternehmer pauschal besteuerten Sachzuwendungen bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Zuwendungsempfängers außen vor bleiben, muss der Zuwendende den Empfänger über die Anwendung der Pauschalierung unterrichten; besondere Formvorschriften sind dabei allerdings nicht zu beachten. Auch bei den Aufzeichnungspflichten geben sich die Finanzbehörden ungewohnt bescheiden, da die nach § 37b EStG pauschal versteuerten Zuwendungen nicht zum Lohnkonto genommen werden brauchen. In der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss der Außenprüfer lediglich erkennen können, ob alle Zuwendungen erfasst und die zulässigen Höchstbeträge nicht überschritten wurden.
Doch Vorsicht: Die bestehenden einkommensteuerlichen Aufzeichnungspflichten für Geschenke nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG gelten selbstverständlich weiter. So müssen Aufwendungen für Geschenke auch weiterhin einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf separaten Konten geführt werden. Bei höherwertigeren Gegenständen als beispielsweise Taschenkalender oder Kugelschreiber fordern die Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.11 EStR) zudem die Namensangabe des Empfängers im Buchungstext oder auf dem Buchungsbeleg.

Bernhard Lindgens