Steuern

Datenzugriff auf Registrierkassen

11.02.2011

Seit 2002 ist den Prüfungsdiensten der Datenzugriff auf steuerlich relevante Unternehmensdatenbestände erlaubt. Maschinell ausgewertet werden jedoch nicht nur die Finanz- und Lohnbuchhaltungen, sondern auch Kassensysteme. Denn bei den in elektronischen Registrierkassen gespeicherten Daten handelt es sich nach einhelliger Auffassung der Finanzgerichte und  -behörden um aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege, die im Rahmen einer Außenprüfung maschinell ausgelesen und analysiert werden dürfen. Zu diesem Zweck steht allen steuerlichen Prüfungsdiensten eine leistungsfähige Software zur Verfügung, deren bundeseinheitlich vorprogrammierte Prüfroutinen eine umfangreiche Analyse von Bareinnahmen ermöglichen. Dazu zählen beispielsweise Auswertungen der Tageseinnahmen nach Kalendertagen, Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen sowie Kontrollen der „Z-Bon“-Zähler.

Obwohl die Vorhaltung tagtäglich anfallender Kassendaten in der Praxis nicht nur kleinen Unternehmen erhebliche technische Probleme bereitet, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) seine Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften am 25. November 2010 (Aktenzeichen IV A 4 - S 0316/08/10004-07) weiter konkretisiert. Die in der Übersicht aufgelisteten Vorgaben gelten übrigens nicht nur für sämtliche in Registrierkassen erfasste Geschäftsvorfälle wie Barverkäufe, Stornobuchungen oder Entnahmen, sondern auch für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und sogar Wegstreckenzählern.

Kassensysteme anpassen

Soweit ein solches Gerät die neuen Anforderungen nicht erfüllt, darf es während einer Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016 zwar grundsätzlich weiterbetrieben werden. Bei technisch aufrüstbaren Geräten verlangen die Finanzbehörden allerdings Softwareanpassungen und Speichererweiterungen, mit denen sich die neuen Vorgaben bereits während der Übergangsfrist erfüllen lassen.

Aber auch technisch veraltete Geräte brauchen nicht jetzt schon entsorgt werden, sofern die in der Vergangenheit geltende Verwaltungsvorschrift vom 9. Januar 1996 (Aktenzeichen IV A 8 – S 0310 – 5/95) zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen“ vom Unternehmen beachtet wird. Danach sollen die Finanzämter beim Einsatz elektronischer Registrierkassen bis zum 31. Dezember 2016 regelmäßig von einer vollständigen Aufbewahrung ausgehen, wenn folgende Unterlagen vorgelegt werden können und die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder programmierte Kontrollen sichergestellt ist:

  • zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen wie insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung,
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikelpreise),
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern oder ähnliche sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (beispielsweise Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten),
  • Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sogenannte „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sogenannte Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen (zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon.

Drohende Sanktionen

Unabhängig von ihrer Größe sind Unternehmen gut beraten  die ihnen auferlegten Aufbewahrungspflichten von Kassendaten ernst zu nehmen. Denn neben dem bereits seit Jahren eingesetzten Druckmittel der Gewinnzuschätzung steht den Prüfungsdiensten neuerdings die Verhängung eines finanziell durchaus empfindlichen Verzögerungsgeldes frei.

Damit droht selbst bei nur unvollständigem oder nicht zeitnah eingeräumtem Zugriff auf steuerrelevante Datenbestände ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 bis immerhin 250.000 Euro. Dass die Finanzämter zur Festsetzung willens und in der Lage sind, macht schon die erste Entscheidung zum neuen Verzögerungsgeld des Finanzgerichts Schleswig-Holstein vom 3. Februar 2010 (Aktenzeichen 3 V 243/09) deutlich. Danach muss bei einer nicht rechtzeitigen Vorlage steuerlich relevanter Datenbestände ein verhängtes Verzögerungsgeld selbst dann noch gezahlt werden, wenn die Mitwirkungspflichten vom geprüften Unternehmen noch nachträglich erfüllt werden. Damit nicht genug bedarf es nach der Entscheidung keiner weiteren Begründung, sofern vom Finanzamt (nur) der Mindestbetrag von 2.500 Euro verhängt wird.

Bernhard Lindgens


Aufbewahrungs- und Protokollierungspflichten

Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) müssen vollständig, unveränderbar und unverdichtet aufbewahrt werden. Die ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen wird von den Finanzbehörden ausdrücklich abgelehnt.

Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem (maschinell) auswertbaren Datenformat vorliegen. Ein Ausdruck der Kassendaten reicht deswegen keinesfalls aus.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten - innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Wie bei Buchhaltungssystemen akzeptieren die Finanzbehörden unter bestimmten Voraussetzungen eine Aufbewahrung der Datenbestände in einem Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und die Protokolle aufzubewahren.

Zwecks Überprüfung der Bareinnahmen müssen die Grundlagenaufzeichnungen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle zum Gerät gehörende Organisationsunterlagen wie insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung.

Soweit mit Hilfe des Geräts unbare Geschäftsvorfälle wie EC-Cash oder Eektronisches Lastschriftverfahren erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.