Steuern

Lohnsteuerfalle Reisekosten

10.03.2010

Nun ist es offiziell: Wie erwartet hat der zum 1. Januar 2010 gesenkte Mehrwertsteuersatz auf Übernachtungen laut Mitteilung der statistischen Landesämter nicht die erhofften Kostensenkungen bewirkt. So fielen die Hotelpreise in Nordrhein-Westfalen im Schnitt um nur 1,6 Prozent, während sie in Hessen gar um 4,5 Prozent stiegen. Dafür unerwartet sehen sich die Unternehmen mit den negativen lohnsteuerlichen Folgen der Neuregelung konfrontiert. Denn wegen der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für Übernachtung (7 Prozent) und Frühstück (19 Prozent) sind die Hotels neuerdings zum getrennten Ausweis beider Positionen verpflichtet und dürfen keine Inklusiv-Rechnungen mehr ausstellen.
Eben dies verhindert jedoch die weitere Anwendung der bewährten Vereinfachungsregel in den Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.7 Abs. 1 S. 4 LStR 2008), wonach die Hotelrechnung zwecks lohnsteuerfreier Erstattung durch den Arbeitgeber bei nicht bezifferten Frühstückskosten lediglich um 20 Prozent gekürzt zu werden braucht. Vielmehr muss der Arbeitgeber die Frühstückskosten bei Inlandsübernachtungen jetzt in der ausgewiesenen Höhe abziehen. Weil diese aber häufig schon die lohnsteuerfrei erstattungsfähigen Verpflegungspauschalen für die gesamte Dauer der Abwesenheitszeit überschreiten, erleidet der Arbeitnehmer infolge des Mehrwertsteuergeschenks einen handfesten finanziellen Nachteil: Entweder zahlt er den Differenzbetrag zwischen den tatsächlichen Frühstückskosten und der Verpflegungspauschale aus eigener Tasche oder muss diesen bei einer vollen Erstattung seitens des Arbeitgebers mit seinem individuellen Steuersatz lohnversteuern. Bei der alternativ nach wie vor zulässigen Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG werden immerhin noch 25 Prozent Lohnsteuer (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) fällig – vom anfallenden Arbeitsaufwand im Unternehmen und den allein durch das Frühstück verbrauchten Tagespauschalen ganz zu schweigen.

Hotelbuchung durch Arbeitgeber

Zusätzlicher Arbeitsaufwand entsteht den Unternehmen auch bei einer Notlösung, mit der die wohl unbeabsichtigten Folgen der Mehrwertsteuersenkung kompensiert werden könnten: Eine weitere Vereinfachungsregel der Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008) erlaubt trotz gesondert berechnetem Frühstück dessen Lohnbesteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert von derzeit lediglich 1,57 Euro. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass jede einzelne Übernachtung einschließlich Frühstück vom Unternehmen und nicht etwa vom Geschäftsreisenden gebucht wird. Ob sich die Finanzbehörden diesbezüglich zu einer praxisgerechteren Handhabung durchringen können, steht anbetracht eines kürzlich ergangenen Rundschreibens des Bundesministeriums des Inneren indes völlig offen. Darin werden sogar die obersten Bundesbehörden angewiesen, Übernachtungen im Zusammenhang mit Dienstreisen ihrer Beschäftigten nur noch durch ihre Reisestellen oder dienstlich befugte Personen zu buchen.

Regelmäßige Arbeitsstätte

Finanzielle Vorteile bringt dagegen die neue Rechtslage zum Vorliegen einer regelmäßigen Arbeitsstätte bei Auswärtstätigkeiten. Denn steuerfrei erstattet werden dürfen nur Reisekosten, nicht jedoch die Aufwendungen der Arbeitnehmer für ihre Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte. Als regelmäßige Arbeitsstätte gilt jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er nicht nur gelegentlich, sondern fortwährend und immer wieder aufsucht. Darunter fallen auch Zweigbetriebe des Arbeitgebers; außen vor bleiben nach der jüngsten Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) jedoch betriebliche Einrichtungen eines Kunden (BFH-Urteil vom 10. Juli 2008 ‑ VI R 21/07 –).

Der geänderten Rechtsauffassung haben sich kürzlich die Finanzbehörden angeschlossen (Anwendungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 21. Dezember 2009 ‑ IV C 5 - S 2353/08/10010 –). Insbesondere bei der Leiharbeit und beim Outsourcing stellen betriebliche Kundeneinrichtungen selbst dann keine regelmäßigen Arbeitsstätten der Arbeitnehmer dar, wenn im Überlassungsvertrag ein längerfristiger Zeitraum vorgesehen ist oder auf eine zeitliche Befristung gänzlich verzichtet wurde („bis auf Weiteres“).

Anders beurteilen die Finanzbehörden hingegen Fälle, in denen Arbeitnehmer vom Arbeitnehmerverleiher (Arbeitgeber) für die gesamte Dauer ihrer Arbeitsverhältnisse dem Entleiher zur Tätigkeit in dessen betrieblicher Einrichtung  überlassen oder mit dem Ziel der späteren Anstellung beim Entleiher (Kunden) eingestellt werden: Weil sie nicht mit einem Einsatz an wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen müssen, liegt eine zwar außerbetriebliche, steuerlich gleichwohl regelmäßige Arbeitsstätte vor.

Bernhard Lindgens