Die Kunst, Waren zu beschreiben

Leistungsbeschreibung: Welche Anforderungen eine Rechnung erfüllen muss

07.04.2020

©Andrey Popov (AdobeStock.com)Damit Unternehmen den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung geltend machen können, muss sie strengen gesetzlichen Anforderungen genügen. In Bezug auf die Leistungsbeschreibung lässt ein aktueller Fall vor dem BFH Lockerungen im Niedrigpreissegment erwarten.   

Ein Kleid, ein T-Shirt oder ein Hemd – was auf den ersten Blick jeweils als Begriff selbsterklärend scheint, kann für den Handel zum Problem werden. Fällt die Leistungsbeschreibung etwa auf einer Rechnung derart knapp aus, droht Unternehmen der Verlust ihres Vorsteuerabzugs. Voraussetzung dafür ist nämlich, dass der Beleg ordnungsgemäß ausgestellt ist und die Anforderungen nach § 14 Abs. 4 UStG erfüllt.

Konkret bedeutet das unter anderem: Eine Rechnung muss Angaben zu „Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände“ enthalten. Weniger strikt gehandhabt werden könnten diese Vorschriften allerdings künftig im Niedrigpreissegment. Dafür verantwortlich ist ein Fall, der zuletzt dem Bundefinanzhof (BFH) zur Entscheidung vorlag.

Entscheidung des BFH zu Bekleidungshandel im Niedrigpreissegment

Ausgangspunkt des Verfahrens war eine Umsatzsteuersonderprüfung. In deren Folge hatte das zuständige Finanzamt dem Unternehmen den Abzug der Vorsteuer verwehrt, da die erhaltene Ware auf den Rechnungen nur sehr allgemein mit Begriffen wie T-Shirt, Bluse, Tops und Hosen bezeichnet war. Diese pauschalen Bezeichnungen erfüllten nach Meinung des Finanzamtes jedoch nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Zu der gleichen Einschätzung kam in seinem anschließenden Urteil auch das Hessische Finanzgericht. 

Im Revisionsverfahren bemängelte der BFH nun aber, dass die vorherige Instanz als Grundlage für ihr Urteil vor allem die üblichen Vorgehensweisen im Einzelhandel herangezogen hatte. Nach Ansicht des BFH lassen sich diese jedoch nicht automatisch auf andere Handelsstufen übertragen. Was die Richter dort außerdem vermissten, ist eine Differenzierung zwischen den verschiedenen Preissegmenten. Aus diesem Grund verwiesen sie den Fall zur erneuten Prüfung zurück an das Hessische Finanzgericht. Bis zur endgültigen Entscheidung gewährte der BFH per Beschluss die Aussetzung der Vollziehung.

Handelsüblich – ein Begriff mit unterschiedlichem Inhalt?

Grundsätzlich ist die im Umsatzsteuerrecht gewählte Formulierung der „handelsüblichen Bezeichnung“ eindeutig. Denn sie bezieht sich auf die besonderen Abrechnungsweisen unter Kaufleuten. Demnach soll sie dazu dienen, einen Abgleich zwischen einer gelieferten und der in Rechnung gestellten Ware zu ermöglichen. Nur dadurch kann ein Käufer schließlich mögliche Fehler bei der Lieferung erkennen und sofort reklamieren. Fraglich ist jedoch, ob im Billigsegment Aufwand und Nutzen in einem angemessenen Verhältnis stehen, wenn Leistungsbeschreibungen kleinteilig erfasst werden müssen.

Als handelsübliche Bezeichnung wird in der Rechtsprechung der Finanzgerichte bisher überwiegend eine detaillierte Beschreibung der Ware gefordert. Dazu zählen zum Beispiel die Angabe von Hersteller, Eigenmarke oder Modelltyp sowie Artikel- oder Chargennummern, Farbe und Größe.

Nur das Finanzgericht Düsseldorf hatte bereits in der Vergangenheit in einem Urteil bei Großeinkäufen im Niedrigpreissegment die Angabe der Warengattung zusammen mit der Stückzahl als ausreichend angesehen. Ein Beschluss des BFH liegt bisher nur zu hochpreisigen Waren vor. Im Jahr 2002 entschieden die Richter, dass die bloße Angabe der Warengattung wie „diverse Armbänder“ nicht konkret genug sei. In diesem Fall fehlte es ihnen an der Möglichkeit, die jeweiligen Artikel eindeutig identifizieren zu können.

Abweichende Regelung im EU-Recht

Anders als im nationalen Recht verlangt Art. 226 Nr. 6 (Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL) des Unionsrechts in der Leistungsbeschreibung nur eine Angabe der „Art der gelieferten Gegenstände“. Hieraus könnte sich ein Hinweis darauf ergeben, wie streng der Begriff der handelsüblichen Bezeichnung im deutschen Umsatzsteuerrecht auszulegen ist. Denn die Mitgliedstaaten dürfen das Recht auf Vorsteuerabzug nicht nach eigenem Belieben um weitere Vorschriften ergänzen.

Außerdem hatte sich auch der Europäische Gerichtshof (EuGH) in den letzten Jahren in seinen Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen großzügiger gezeigt. Dabei hatte er zusätzliche Informationen des Unternehmers als ausreichend akzeptiert, selbst wenn diese nicht auf dem eigentlichen Beleg vermerkt waren. 

Empfehlungen für die Praxis

Bis zur endgültigen Entscheidung über die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung auf einer Rechnung sollten auch Unternehmer und Unternehmerinnen, die mit Waren im Niedrigpreissegment handeln, weiterhin Wert auf möglichst detaillierte Angaben legen. Denn auch wenn in diesem Bereich die Lockerung der strikten Regelungen sehr wahrscheinlich ist, fehlt es bisher an verbindlichen Vorgaben.

Wer schon jetzt Rechnungen ohne exakte Beschreibung der Waren akzeptiert, riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs. Diese Konsequenz droht dem Unternehmen meist bei einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung. In diesem Fall geht der Prüfer des Finanzamtes alle Belege durch und kontrolliert, ob sie die Vorgaben einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllen.

Trifft dies nicht zu, wird der Vorsteuerabzug rückwirkend versagt. Als Folge muss der Unternehmer dann nicht nur die Vorsteuer zurückzahlen. Hinzu kommen Zinsen in Höhe von 6 Prozent pro Jahr – berechnet seit dem Zeitpunkt, an dem die Steuer entstanden ist.

Erforderliche Angaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung

Damit eine Rechnung ordnungsgemäß ist, kommt es jedoch nicht nur auf die ausführliche Leistungsbeschreibung an. Außer bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro müssen die Belege den Namen und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers enthalten. Ebenfalls Pflichtangaben sind die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID, das Ausstellungsdatum und eine korrekte Rechnungsnummer. Auch der Leistungs- und der Zahlungszeitpunkt sowie das geschuldete Entgelt, der Steuerbetrag und der Steuersatz sind anzugeben.

Martina Schäfer, FINIS Kommunikation