Turbo-Digitalisierung: Business, unusual

Bonn/Rhein-Sieg im Homeoffice

25.05.2020

Rückansicht eines Angestellten in einer Videokonferenz mit Kollegen (© fizkes; AdobeStock.com)Digitale Technologien können dabei helfen, die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen. Davon sind laut einer aktuellen Studie zwei Drittel der Bundesbürgerinnen und -bürger überzeugt. Viele von ihnen nehmen gerade immer noch an einem riesigen Experiment teil: Ihre Arbeitgeber haben sie ins Homeoffice „versetzt“. Kunden, Kollegen und Führungskräften begegnen sie per Telefon- und Videochat. Auch Berufsschulunterricht und Weiterbildung findet verstärkt online statt. In Büros, Sitzungs- und Seminarräumen herrscht häufig immer noch Leere.

Es ist leer geworden in den Bürotrakten deutscher Unternehmen und Institutionen. Bei CONET zum Beispiel. Das IT-Beratungsunternehmen hat rund 1.000 Beschäftigte an 13 Standorten, davon etwa die Hälfte am Hauptsitz in Hennef. Dort begegnet Nicole Enders, wenn sie überhaupt selbst im Büro ist, nicht allzu vielen Kolleginnen und Kollegen.

„Da wo möglich haben wir die Arbeit ins Homeoffice verlegt“, erzählt die Teamleiterin Cloud Workplace Solutions im April. Das betrifft in weiten Teilen die Softwareentwicklung und IT-Beratung, also das Kerngeschäft, die Stabsabteilungen, von Personal und Finanzen bis zum Marketing, arbeiten in einem Schichtsystem – halb vor Ort, halb von zu Hause. Besprechungen finden ausschließlich online statt, in die Büros kommen die zuständigen Expertinnen und Experten nur, wenn Kundenprojekte dies unbedingt erfordern – unter Wahrung von Abstands- und Hygieneregeln.

Bei Creditreform Bonn sah es viele Wochen nicht anders aus. Geschäftsführer Jörg Rossen: „Bis auf fünf, sechs Personen, die wir unbedingt in den Geschäftsräumen brauchen – natürlich mit gebührendem Abstand –, sind alle anderen im Homeoffice.“ Auch er selbst arbeitete seit Mitte März an den meisten Tagen von zu Hause aus.

„Im Verkauf und Vertrieb sind unsere Aktivitäten auf Telefon, E-Mail und Web-Meetings beschränkt“, sagt er, „alle persönlichen Gesprächstermine, Meetings, Veranstaltungen, Sitzungen etc. sind abgesagt.“ Um Bonitätsbewertung und Forderungsmanagement kümmern sich die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenfalls weitestgehend von zu Hause aus.

Auch in den Büros und Gängen des IHK-Gebäudes am Bonner Talweg war es ab Mitte März ruhig geworden. Wie so viele offizielle Einrichtungen hatte die IHK für Publikumsverkehr geschlossen. Erst am 4. Mai öffnete sie wieder, allerdings eingeschränkt und mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen.

Die große Mehrheit der Angestellten befand sich wochenlang im Homeoffice. „Von rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kamen bis zum 4. Mai, in vereinbartem Wechsel, nur rund 20 bis 30 in die IHK“, berichtet Maria Zubrinna, Qualitätsmanagerin der IHK. Sie selbst war seit dem 12. März im Homeoffice. Und kommuniziert mit ihren Kolleginnen und Kollegen per Telefon, Chat, Video und Mail. Um das Ansteckungsrisiko gering zu halten, arbeiten auch weiterhin viele Beschäftigte teilweise im Homeoffice.

„Radikales Umdenken in der Kultur vieler Unternehmen“

Viele Arbeitgeber in Deutschland reagierten auf die Corona-Pandemie und setzten verstärkt auf ortsunabhängiges Arbeiten, wie eine repräsentative Befragung von mehr als 1.000 Bundesbürgern ab 16 Jahren im Auftrag des Digitalverbands Bitkom Mitte März zeigte. Bei jedem dritten Berufstätigen wurde demnach erstmals Homeoffice eingeführt, bei 43 Prozent wurden bestehende Homeoffice-Regelungen durch den Arbeitgeber ausgeweitet.

Bei 45 Prozent der Berufstätigen ersetzen Telefon- und Webkonferenzen die bisherigen Treffen mit persönlicher Anwesenheit. Zum Zeitpunkt der Befragung arbeitete bereits nahezu jeder zweite Berufstätige ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice. Die Zahl dürfte zwischenzeitlich weiter gestiegen sein. Für viele ist das völlig neu: 18 Prozent durften laut der Umfrage zuvor gar nicht im Homeoffice arbeiten.

Achim Berg Bitkom-Präsident„Die Corona-Pandemie und die drastischen Beeinträchtigungen des öffentlichen Lebens erzwingen ein radikales Umdenken in der Kultur vieler Unternehmen“, kommentiert Bitkom-Präsident Achim Berg (s. Bild) die Ergebnisse. Digitale Technologien seien der Schlüssel, um die Arbeitsfähigkeit von Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen wie Ämtern und Schulen auch in dieser außerordentlichen Krisensituation zu gewährleisten.

„Dass mobiles Arbeiten und mobiles Lernen zum Standard werden könnten, schien bislang undenkbar“, sagt Achim Berg, „jetzt aber werden wie unter einem Brennglas die immensen Potenziale sichtbar, die digitale Technologien grundsätzlich bieten.“

Die Veränderung beobachtet auch Thomas Hartenfels, Niederlassungsleiter Düsseldorf und Köln der internationalen Personalberatung Robert Walters: „Die Arbeit im Homeoffice hat in Deutschland branchenübergreifend durch die Corona-Krise deutlich zugenommen.“

Viele Unternehmen seien zur Gewährung größerer Freiheiten und mehr Flexibilität geradezu gezwungen worden – und würden nun positiv überrascht. „Unsere Kunden“, sagt Thomas Hartenfels, „erleben hierbei in einer Art Feldversuch, wie Remote-Arbeit und eine höchstmögliche Vereinbarkeit von Familie und Beruf im Arbeitsleben funktionieren kann.“

„Zu 20 Prozent Technik und zu 80 Prozent Change-Management“

Dass es funktioniert, ist allerdings kein Selbstläufer. Das Institut der deutschen Wirtschaft in Köln spricht von einem „Stresstest für die Digitalisierung in Deutschland“. Die Corona-Krise bringe die Vor- und Nachteile der Digitalisierung auf den Punkt. Innerhalb kürzester Zeit würden sämtliche digitale Errungenschaften und Defizite offenbar – beispielsweise in den Bereichen Arbeit, Bildung, neue Medien und technische Infrastruktur.

Tobias Hövelborn„Die Coronakrise hat uns die Digitalisierung der Arbeitswelt im Eiltempo beschert. Verteiltes oder ortsunabhängiges Arbeiten setzt aber entsprechende Breitband- und Glasfaser-Infrastrukturen in der Region voraus“, betont Tobias Hövelborn, Vorsitzender des IHK-Ausschusses ITK (s. Bild). Für den Zugang zu Firmennetzwerken und die Teilnahme an Videokonferenzen seien hohe Bandbreiten, auch im Upload, an den Firmenstandorten sowie schnelles, zuverlässiges Internet unentbehrlich. Eine entsprechende Breibandversorgung besonders des ländlichen Raumes lasse aber leider auch in der Region Bonn/Rhein-Sieg zu wünschen übrig.

Neben der Technik sind die richtigen Rahmenbedingungen entscheidend. „Stimmen müssen nicht nur die IT-Sicherheit (siehe dazu die Titelgeschichte „Cybersecurity“ LINK), sondern auch die Arbeitsorganisation und Personalführung“, betont Heiko Oberlies, IT-Experte der IHK Bonn/Rhein-Sieg (siehe auch Infokasten UNTEN).

„Entscheidend ist das richtige Mindset bei Führungskräften und Mitarbeitern“, betont Nicole Enders, Teamleiterin bei CONET (s. Bild), „Homeoffice ist zu 20 Prozent Technik und zu 80 Prozent Change-Management.“ Auch und gerade in der Corona-Krise, in der nun so viele Arbeitgeber auf Homeoffice setzen, sei es wichtig, diese 80 Prozent nicht zu vernachlässigen.

Nicole EndersSie weiß: „Dass sich die Beschäftigten nicht persönlich sehen, stellt die Führungskräfte vor besondere Herausforderungen.“ Sie selbst sorge beispielsweise dafür, dass sich ihr 12-köpfiges Team täglich in einer kurzen Videokonferenz treffe und abstimme.

Auch auf Abteilungs- und Bereichsebene gibt es bei CONET online formelle Konferenzen und informelle „Kaffeerunden“. „Das kurze Gespräch in der Kaffeeküche entfällt ja“, sagt Enders Mitte April, „doch es ist wichtig, deshalb schaffen wir online ähnliche Rituale, wie regelmäßige Feedback-Termine per Video oder Telefon.“

Organisation ist das eine, Technik das andere. „Viele Firmen sind sehr gut ausgestattet und hatten auch vor Corona schon in mobile Technologien investiert“, weiß Nicole Enders, „andere setzen immer noch auf Desktop-PCs und Aktenstapel. Für letztere sei es schwierig, binnen kürzester Zeit alle Abläufe auf Homeoffice umzusatteln.“

Für Besprechungen und Kommunikation gebe es aber auch kurzfristig umsetzbare technische Lösungen, die in solchen Fällen etwa einen Schichtbetrieb in den Büros ermöglichen, um zu enge Kontakte zu vermeiden. CONET selbst ist als IT-Firma nach ihren Angaben sehr gut ausgestattet. „Auch vor der Krise arbeiteten bereits 85 Prozent unserer Beschäftigten mit Notebooks und Docking-Stations“, erläutert Enders. Nicht alle hätten jedoch einen externen Zugang zum Firmennetz gehabt. Das habe man aber schnell nachrüsten können.

Jörg RossenAuch bei Creditreform Bonn war man vorbereitet. „Wir haben in den vergangenen Jahren die Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse vorangetrieben, erzählt Jörg Rossen (s. Bild), „das kommt uns jetzt in der Krise zugute.“
Dies trifft auf die IHK ebenfalls zu. „2018 haben wir in enger Abstimmung zwischen Haupt- und Ehrenamt eine Digitalisierungsoffensive gestartet“, betont Dr. Hubertus Hille, Hauptgeschäftsführer der IHK Bonn/Rhein-Sieg. In diesem Zuge schaffte die IHK unter anderem eine Videokonferenz-Software an. Zudem arbeiteten auch vor Corona bereits 20 der 100 Beschäftigten an einem oder zwei Tagen pro Woche im Homeoffice.

Um größtmögliche IT-Sicherheit zu gewährleisten, seien nur IHK-Notebooks zugelassen gewesen, berichtet Christian Haase, Chief Digital Officer der IHK Bonn/Rhein-Sieg. „Seit der Krise dürfen auch private Geräte genutzt werden, allerdings erst nach Sicherung durch unsere IT-Abteilung.“ Außerdem sorgt die IHK für einen sicheren Zugriff der nunmehr verteilt arbeitenden Angestellten auf alle relevanten Daten und Dateien auf den IHK-Servern, damit die Zusammenarbeit auch virtuell so reibungslos wie möglich funktioniert.

Aus- und Weiterbildung: Lernen per Cloud und Videochat

Auch in der Aus- und Weiterbildung ändert Corona – fast – alles. Verboten waren bis Redaktionsschluss (30. April) zum Beispiel weiterhin Angebote in öffentlichen und privaten Bildungseinrichtungen, außerdem waren alle Schulen, auch Berufsschulen, seit Mitte März geschlossen.

In Nordrhein-Westfalen durften Berufskollegs ab 23. April wieder mit dem Präsenzunterricht beginnen, allerdings nur für begrenzte Schülergruppen. Zudem musste die IHK zahlreiche Prüfungstermine verschieben. Dank der Digitalisierung konnte der Lehr- und Lernbetrieb aber vielerorts halbwegs aufrechterhalten werden.

Antje KostTelefonat mit Antje Kost (s. Bild). Sie leitet das Friedrich-List-Berufskolleg in Bad Godesberg. 2.500 Schülerinnen und Schüler lernen hier, vor allem Azubis aus 21 kaufmännischen Ausbildungsberufen, aber auch Vollzeitschüler, die sich auf die Fachoberschul-, die Fachhochschulreife oder das Abitur vorbereiten.
Die Schule rechnete im März damit, bald schließen zu müssen.

„Deshalb haben wir die Zeit bis zum offiziellen Shutdown genutzt, um unseren bereits gelegentlich genutzten Messenger-Dienst, der auf einer Cloud-Lösung basiert, massiv zu bewerben und sämtliche Schülerinnen und Schüler einzubinden“, erzählt die Schulleiterin. Auf diese Weise stellen die Lehrkräfte Arbeitsmaterialien zur Verfügung und kommunizieren mit den Schüler/Innen sowie untereinander.

Außerdem nutzt das Berufskolleg die Lernplattform „Moodle“. Hier sind Kurse angelegt, die die Schülerinnen und Schüler online bearbeiten können. Hat man ein Level erfolgreich abgeschlossen, wird die nächste Stufe freigeschaltet.

„Das kommt bei vielen gut an“, erzählt Antje Kost. Zur Wahrheit gehöre allerdings auch, dass die Begeisterung über die Wochen nachgelassen habe. „Das wird künftig bestimmt eine interessante Ergänzung bleiben, aber das Persönliche fehlt“, betont die Schulleiterin.

Auch die Weiterbildungsgesellschaft der IHK Bonn/Rhein-Sieg gGmbH konnte dank digitaler Möglichkeiten zumindest einen Teilbetrieb aufrechterhalten. Möglich war dies durch die Nutzung einer Software, die eine Durchführung von Online-Besprechungen und Videokonferenzen bietet.

Otto BrandenburgStark frequentierte Lehrgänge wie „Geprüfte/-r Bilanzbuchhalter/-in“ oder „Geprüfte/-r Wirtschaftsfachwirt/-in“ – zu normalen Zeiten reine Präsenzlehrgänge – können so als Online-Unterricht fortgeführt werden. „Solche Aufstiegsqualifizierungen dauern zwölf bis achtzehn Monate, es wäre fatal für die Teilnehmenden und Dozenten, wenn sie nun unter- oder gar abgebrochen werden müssten“, sagte Otto Brandenburg, Geschäftsführer der Weiterbildungsgesellschaft, (s. Bild) im April.

Im Rahmen des Online-Unterrichts können Dozenten und Teilnehmende schriftlich, mündlich und per Livebild kommunizieren, außerdem sind Power-Point-Präsentationen in Echtzeit möglich. Elektronische Werkzeuge wie Stift oder Textmarker stehen ebenso zur Verfügung.

Der Tenor der Teilnehmenden sei einhellig. „Sie sind sehr froh, dass sie diese Möglichkeit geboten bekommen, um Online weiterzumachen“, berichtet Otto Brandenburg.

Dennoch würden alle hoffen, möglichst bald in die Seminarräume zurückkehren zu können. „Auf Dauer“, gibt Brandenburg die Stimmung wieder, „fehlt ihnen die Präsenzatmosphäre.“

Lothar Schmitz, freier Journalist, Bonn

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