Umstellung auf elektronische Rechnungen (XRechnung)

Das sollten man über elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung wissen.

Ab dem 27. November 2020 tritt für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann grundsätzlich nicht mehr akzeptiert.

Ausnahmen von dieser Verpflichtung finden Anwendung bei

  • Direktaufträgen mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 EUR netto;
  • Aufträgen aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich;

Bundesbehörden mussten bereits seit dem 27.11.2019 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu übermitteln. Seit April 2020 gilt diese Regelung auch für die restlichen Behörden und Länder.

Die Regelungen können sich allerdings in den jeweiligen Bundesländern unterscheiden. In NRW konkretisiert die E-Rechnungs-Verordnung die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung und § 7a E-Government-Gesetz entsprechend erweitert.

Damit die elektronischen Rechnungen einfach übertragen werden können, hat der Bund dafür eine zentrale Stelle im Internet eingerichtet, den sogenannten Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE und OZG-RE). Dieser ist unter https://xrechnung.bund.de/ erreichbar. Hier ist vor der ersten Nutzung eine Registrierung erforderlich. In NRW können elektronische Rechnungen über das Portal https://erechnung.nrw/ eingereicht werden. Zudem wird bei beiden Varianten eine sogenannte Leitweg-ID des Empfängers benötigt. Diese erhält man zukünftig bei Neuaufträgen automatisch, kann jedoch auch gesondert erfragt werden. Hilfreiche FAQ finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/faq-e-rechnung/.

Eine Übersicht des aktuellen Stands zur Umsetzung der elektronischen Rechnung in den Bundesländern finden Sie hier.  

Zunehmend verlangen auch Institutionen außerhalb der Bundesverwaltung XRechnungen. Unternehmen, für die sich eine professionelle Software zur Digitalisierung ihrer Rechnungserstellung noch nicht lohnt, können Open Source Produkte verwenden. Open Source und günstige Anwendungen für die Erstellung einzelner XRechnungen sind im Internet zu finden. Eine mögliche Zugangsseite ist zum Beispiel die des Forums elektronische Rechnung FeRD (https://www.ferd-net.de/standards/anbieter/index.html).