DESH Datenservice & Mailing GmbH

Rechnungen werden mehr und mehr als Anlage zu einer Mail im PDF-Format verschickt. Deren manuelle Bearbeitung bindet beim Rechnungsempfänger viel Zeit und Personal.

Zusammen mit der Immobilienverwaltung ImmoConcept Hillemeier aus Köln-Porz hat DESH Datenservice im Frühjahr direkt aus der Praxis heraus einen Prozess entwickelt, der den Mail-Rechnungseingang weitestgehend automatisiert. Das Verfahren ist nicht branchenspezifisch und eignet sich für alle Unternehmen, die Eingangsrechnungen per Mail erhalten.

Das Prinzip ist einfach: Die Eingangsrechnungen werden per Weiterleitungsregel automatisiert an eine Mail-Adresse bei DESH geschickt. Unser Mail-Server empfängt diese Mails, extrahiert den PDF-Anhang und behandelt diesen mittels OCR-Texterkennung. Dabei werden buchhaltungsrelevante Informationen ausgelesen (z.B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge). Bei Bedarf können weitere Informationen aus der Rechnung ausgelesen werden, wie z.B. Lieferantenkonto oder Absenderadresse.

Die DESH-Texterkennung wird in einer Mensch-Maschinekombination ergänzt durch geschulte Erfasser, die die Daten zusätzlich visuell abgleichen und maschinell nicht korrekt erkannte Zeichen erforderlichenfalls korrigieren. Damit ist insbesondere bei zahlungsrelevanten Daten eine korrekte Erkennung gewährleistet.

Über eine XML-Schnittstelle werden die ausgelesenen Daten plus die Rechnung als PDF zurück an den Kunden übertragen und dort direkt in dessen CRM-System importiert.

Das System bei DESH ist so flexibel, dass unterschiedliche Schnittstellen und CRM-Systeme im XML-Format als auch im DATEV-Format bedient werden können.

Die Sachbearbeiter können die Rechnungen im Anschluss direkt papierlos und ohne händischen Speicheraufwand in ihrem eigenen System bearbeiten.