Unternehmensnachfolge: „Wir organisieren Ihr Leben!“

Beim „Stammtisch Nachfolge“ der IHK sind sie sich das erste Mal begegnet. Daraus entstand zunächst ein freiberufliches Dienstverhältnis – bis Robert Böttcher im Juni 2025 die Privatbüro Plus GmbH von Petra Mellinghoff übernahm, die das Unternehmen vor 22 Jahren gründete.

Treffen sich eine gelernte Hotelkauffrau, die ein Unternehmen für private Verwaltung führt, und ein Maschinenbauingenieur, der gerne ein Unternehmen übernehmen möchte. „Über eine Online-Nachfolgebörse wären wir wohl nie zusammengekommen“, erzählt Petra Mellinghoff. Sie lächelt. „Dafür waren unsere Profile zu unterschiedlich.“ 

Dass die 68-Jährige ihr vor 22 Jahren gegründetes Unternehmen vor kurzem dennoch erfolgreich übergeben konnte, verdankt sie dem „Stammtisch Nachfolge“ der IHK Bonn/Rhein-Sieg. Dort lernte sie 2024 Robert Böttcher kennen. Der Diplom-Ingenieur war viele Jahre bei unterschiedlichen Unternehmen in Management-Positionen aktiv, unter anderem als operativer Geschäftsführer. Auch als Unternehmensberater konnte er Erfahrung sammeln. 

„Irgendwann wurde mir klar, dass ich gerne selbstbestimmt und unternehmerisch arbeiten würde“, erzählt der 43-Jährige. Er interessierte sich für eine Firmenübernahme, wandte sich an die IHK – und die lud ihn zu ihrem „Stammtisch Nachfolge“ ein. Nun hat man als Maschinenbauer nicht unbedingt einen Servicedienstleister rund um private Büroarbeiten im Sinn, oder? „Stimmt“, sagt Böttcher, „aber ich war inhaltlich nicht festgelegt. Ich suchte eine Art von Unternehmen, die bei mir etwas auslöst, wo der Funke überspringt.“

Der Funke sprang bei Petra Mellinghoff und ihrem Unternehmen über. Sie nahm am Stammtisch teil, weil sie auf der Suche nach einem Nachfolger oder einer Nachfolgerin war, mit 68 wollte sie zwar noch nicht ganz aufhören zu arbeiten, aber die langjährige unternehmerische Verantwortung abgeben.

Langsamer, nachhaltiger Einstieg ins Unternehmen 

Böttcher unterhielt sich mit ihr. Später, zu Hause, hörte er in sich hinein – und rief am nächsten Tag bei Mellinghoff an. Er fand die Unternehmerin sympathisch und ihre Dienstleistung überzeugend. Mehr noch: „Was sie macht, ist sinnstiftend, sie gibt der Gesellschaft etwas zurück“, betont Böttcher, „das möchte ich auch.“ 

Nun hat er täglich die Gelegenheit dazu. Nachdem sich Mellinghoff und Böttcher grob über die Firmenübergabe einig geworden waren, stieg Böttcher als Interimsmanager ins Unternehmen ein. So konnte er es intensiv kennenlernen, alle Prozesse anschauen und sich auf die Nachfolge vorbereiten. Gleichzeitig nutzten beide diese Zeit intensiv, um gemeinsam die Details der Übergabe auszuarbeiten. 

Am 1. Juni 2025 übernahm Böttcher dann 100 Prozent der Gesellschaftsanteile und die Geschäftsleitung. Riesenbedarf: private Verwaltung abgeben Mellinghoff arbeitete viele Jahre als Sekretärin in der Industrie, bevor sie Mutter wurde und aufhörte. Während der Zeit zu Hause mit insgesamt vier Kindern besuchte sie eine Messe für Frauen, die in den Beruf zurückwollen.

Petra Mellinghoff und Robert Böttcher im Gespräch mit einer KundinAus einem Gespräch mit einer Gründungsberaterin entstand dann der Impuls, sich selbstständig zu machen. Sie startete, von ihrem Wohnzimmer aus, als „mobile Sekretärin“ für Unternehmen, vor allem kleine Handwerksbetriebe. Zusätzlich organisierte sie Computerkurse für Senioren. „Der Bedarf war riesig, die Leute standen Schlange“, erinnert sie sich. 

Und dann wurde ihr ein weiterer Bedarf bewusst. Sie lernte eine Frau kennen, die in Schweden, deren verwitwete Mutter jedoch in Bonn lebt. Ob sie nicht deren „Papierkram“ hier vor Ort erledigen könne, das sei von Schweden aus fast unmöglich. „Ich hörte mich ein wenig um, und schnell war mir klar, dass sich hier ein riesiger Markt auftut“, erzählt Mellinghoff. 

In einer alternden Gesellschaft, in der zudem immer mehr Menschen allein leben, kommt ihre Dienstleistung wie gerufen: „Wir übernehmen die private Verwaltung“, bringt Mellinghoff den Service der Privatbüro Plus GmbH auf den Punkt. Böttcher, Mellinghoff und inzwischen elf weitere Angestellte erledigen die Post, ordnen die Dokumente von Privatpersonen und verschaffen diesen damit den notwendigen Durchblick in ihren Unterlagen. Wenn gewünscht, übernehmen sie auch die Abrechnungen mit Krankenkasse und Beihilfe, bereiten Steuererklärungen vor, wickeln Sterbefälle ab. Sie kümmern sich um Vollmachten und Kontaktdaten, Passwörter und Testamente, Kontoauszüge und Versicherungsunterlagen.

Viele ältere Kundinnen und Kunden

Aktive Kundinnen und Kunden zählt das Unternehmen derzeit rund 180, vor allem in der Region Bonn. Die meisten von ihnen sind 65 Jahre oder älter. Doch auch mit Töchtern und Söhnen, Nichten und Neffen steht Privatbüro Plus bei Bedarf in Kontakt, meist leben sie weiter entfernt oder sogar im Ausland. 

„Gerade alleinstehende, alte Menschen sind häufig mit Krankenkassenabrechnungen oder Versicherungsaspekten überfordert oder blicken bei den vielen Unterlagen, die sich angesammelt haben, nicht mehr durch“, sagt Böttcher. Er und sein Team treten dann gewissermaßen wie die berühmten „Kölner Heinzelmännchen“ auf den Plan, bringen alles in Ordnung und erledigen Korrespondenz, Telefonate und Terminsachen. 

Maßgebliches Ordnungsprinzip ist dabei die „Notfallmappe“, die Mellinghoff schon vor einigen Jahren entwickelt hat und regelmäßig in Vorträgen in Seniorenresidenzen und Pflegeheimen vorstellt. Man kann sie für knapp 40 Euro kaufen und die eigenen Unterlagen selbst sortieren. „Die meisten kommen aber irgendwann zu uns und beauftragen uns damit“, sagt Mellinghoff. 

Die Arbeit sei wirklich sinnstiftend, finden Mellinghoff und Böttcher. „Wir bekommen so viel positives Feedback“, sagt der Nachfolger, „die Menschen sind außerordentlich dankbar, dass wir ihnen die private Verwaltung abnehmen, sie fühlen sich regelrecht befreit.“ Auch die Gründerin und bisherige Geschäftsführerin ist in gewisser Weise befreit. „Täglich ein Unternehmen zu führen mit allen Risiken und Herausforderungen ist eine tolle, aber auch anstrengende Aufgabe“, gibt Mellinghoff zu. Deshalb sei die Zeit jetzt reif für eine Übergabe gewesen. Aufgehört hat sie aber nicht. Nach 22 Jahren als Unternehmerin ist sie nun bei Privatbüro Plus angestellt, sie leitet in Teilzeit die Kundenbetreuung. „Ich bin dankbar, noch eine Zeit lang weitermachen zu können.“

Lothar Schmitz, Freier Journalist, Bonn

Privatbüro Plus GmbH
Standort: Herzogsfreudenweg 1, 53125 Bonn (Röttgen)
Geschäftsführer: Robert Böttcher (seit 1. Juni 2025)
Gründungsjahr: 2003
Beschäftigte: 12
Internet: www.privatbuero-plus.de