Das Hinweisgeberschutzgesetz – Heute an morgen denken!

Nachdem der Bundestag 2022 das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zur Umsetzung Whistleblowing-Richtlinie beschlossen hat, verweigerte nachfolgend der Bundesrat im Februar 2023 seine Zustimmung. Die Richtlinie war bis Ende 2021 in nationales Recht umzusetzen, weshalb die EU-Kommission bereits ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet hat.
Am 17. März 2023 wurden zwei neue Gesetzentwürfe in den Bundestag eingebracht. Zweifelsfrei wird in naher Zukunft ein Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft treten, weshalb Unternehmen kurzfristige Anpassungen vornehmen müssen. Empfehlenswert ist dementsprechend eine frühzeitige Auseinandersetzung mit der Materie.

Was ist die Zielsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Das „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (Hinweisgeberschutzgesetz) hat nach der Gesetzesbegründung das Ziel, den Hinweisgeberschutz wirksam und nachhaltig zu verbessern. Hinweisgeber, die bei der Aufdeckung von Missständen mitwirken, sollen dabei vor Benachteiligungen geschützt werden. Zuletzt soll dadurch ein Klima der Offenheit und Transparenz in Unternehmen geschaffen werden.

Wer ist Hinweisgeber?
Hinweisgeber sind natürliche Personen, die im beruflichen Zusammenhang Informationen über Verstöße gegen Rechtsnormen erlangt haben und diese den vorgesehenen Meldestellen offenbaren (sogenannte hinweisgebende Person). Neben Arbeitnehmern können beispielsweise ebenso Gesellschafter, Geschäftsführer, Praktikanten, Bewerber oder bestimmte „Dritte“ (Geschäftspartner/Lieferanten, Angehörige von Mitarbeitern) erfasst sein.

Welche Pflichten haben Unternehmen durch das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten ein sicheres internes Hinweisgebersystem einzurichten und zu betreiben (§ 12 HinSchG-E). Für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten besteht eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Für Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten gilt die Pflicht bereits ab Inkrafttreten des Gesetzes.
Als interne Meldestelle kann unter anderem ein Mitarbeiter oder eine Abteilung des Unternehmens fungieren. Wichtig ist, dass keine Interessenkonflikte mit anderen Aufgaben und Pflichten entstehen. Die betraute Stelle muss unabhängig und neutral sein sowie über die erforderliche Fachkunde verfügen, die auch durch entsprechende Schulungen gewährleistet werden kann.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass ein Unternehmen einen externen Dritten als interne Meldestelle bestimmt, beispielsweise indem eine Anwaltskanzlei beauftragt wird (§ 14 HinSchG-E).
Die interne Meldestelle muss so ausgestaltet werden, dass Hinweise mündlich (Telefon), in Textform und ab dem 01. Januar 2025 anonymisiert entgegengenommen werden können. Darüber hinaus müssen Unternehmen den Wunsch einer persönliche Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person in angemessener Zeit ermöglichen (§ 16 HinSchG-E). Richtet ein Unternehmen keine interne Meldestelle ein, stellt dies eine bußgeldbewerte Ordnungswidrigkeit dar.
Zudem wird es externe Meldestellen geben, die allen voran durch das Bundesamt für Justiz gebildet werden. Die hinweisgebenden Personen haben ein Wahlrecht, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden möchten (§ 7 Hin-SchG-E).

Was muss mit einer Meldung geschehen?
Der Eingang einer Meldung ist wie folgt durch die interne Meldestelle zu bearbeiten (§ 17 HinSchG-E):

• Die eingegangene Meldung ist in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren.
• Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen.
• Die interne Meldestelle prüft, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt sowie deren Stichhaltigkeit.
• Im Anschluss muss die Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen treffen (insbesondere Einleitung von internen Untersuchungen, Verweis der hinweisgebenden Person an eine andere zuständige Stelle oder Abgabe des Verfahrens an Dritte, beispielsweise einer zuständigen Behörde oder andere Abteilung des Unternehmens).
• Spätestens nach drei Monaten muss die Meldestelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung geben. Dabei muss auch über bereits ergriffene und geplante Folgemaßnahmen informiert werden.

Wie werden hinweisgebende Personen geschützt?
Zentrales Element des Hinweisgeberschutzgesetzes ist das Verbot von Repressalien. Hierzu zählen beispielsweise eine Kündigung, Abmahnung, die Versagung einer Beförderung, Diskriminierung oder eine geänderte Aufgabenübertragung, die eine hinweisgebende Person infolge der Meldung erleidet. Es besteht außerdem eine Beweislastumkehr zugunsten der hinweisgebenden Person, das heißt der Arbeitgeber müsste darlegen und beweisen, dass kein ursächlicher Zusammenhang mit der Meldung besteht. Voraussetzung dafür ist, dass die hinweisgebende Person berechtigte Gründe für die Annahme der Information hatte und nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Meldung erstatte.
Insbesondere Personalabteilungen sollten aufgrund der verschärften Beweislastregeln bestehende Dokumentationsabläufe untersuchen und gegebenenfalls anpassen. Nur durch eine lückenlose Dokumentation können Arbeitgeber beweisen, dass der berufliche Nachteil in keinem Zusammenhang mit der getätigten Meldung stand.

Was können Unternehmen vorbereiten?
Das Hinweisgeberschutzgesetz wird kommen. Die Fristen werden dabei unter Umständen sehr kurz ausfallen, weshalb schon jetzt Vorbereitungen für ein funktionsfähiges Hinweisgebersystem getroffen werden sollten.

• Besetzung der internen Meldestelle: Wer besetzt die interne Meldestelle (Mitarbeitende, Abteilung, externe Dritte)? Sind dafür Schulungen des Personals erforderlich?
• Angebotene Meldekanäle und Vertraulichkeit: Welche Meldekanäle sollen besetzt werden (Telefon, E-Mail)? Wie kann eine persönliche Kontaktaufnahme seitens der hinweisgebenden Person ermöglicht werden? Wie stelle ich die Vertraulichkeit der Person sicher (ebenso datenschutzrechtliche Fragen)? 
• Bereitstellung von Informationen über das Meldeverfahren: Auf welchem Weg werden Beschäftigte und außenstehende Personen (unter anderem Geschäftspartner und Angehörige von Mitarbeitern) über das Verfahren von Meldungen informiert? Beispielsweise Veröffentlichung auf der Website des Unternehmens, Intranet, Schwarzes Brett. Dabei ist zu beachten, dass die Meldekanäle für alle leicht zugänglich sein müssen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sollte trotz der entstehenden Arbeit als Chance gesehen werden, Fehler unternehmensintern aufzuarbeiten. Ein gut durchdachtes Hinweisgebersystem führt dazu, dass potenzielle hinweisgebende Personen sich nicht sofort an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden. Ratsam ist es deshalb bereits heute an morgen zu denken und entsprechende Vorbereitungen vor Inkrafttreten des Gesetzes zu beschließen.