Registrierungspflichten

Das müssen Unternehmen wissen

Je nach Art und Größe gelten für Unternehmen verschiedene Meldepflichten. Ein Überblick stellt vier wichtige Register vor und zeigt, wie die Eintragung jeweils erfolgt.

„Muss ich mein Unternehmen in einem Register anmelden? Und wenn ja, in welchem?“ Diese Fragen stellen sich oft nicht nur Gründerinnen und Gründer. Auch wenn das Unternehmen wächst oder Geschäftsbereiche sich ändern, stehen Verantwortliche vor dieser Überlegung.

Immerhin drohen beträchtliche Bußgelder, wenn sie den Eintrag trotz einer entsprechenden Verpflichtung versäumen. Aus diesem Grund werden hier überblicksartig einige wichtige Register vorgestellt und Eintragungsmodalitäten erläutert.

Handelsregister – für alle Kaufleute (Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, e.K. etc.)

 Allgemein bekannt ist meist das Handelsregister. Dabei handelt es sich um ein öffentliches Verzeichnis, das alle angemeldeten Kaufleute aus dem Bereich eines zuständigen Registergerichts auflistet. Es enthält Angaben über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse der eingetragenen Kaufleute und Unternehmen und kann von allen Interessierten eingesehen werden.

Das Handelsregister ist in die beiden Gruppen HRA und HRB unterteilt. In der ersten befinden sich eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften und rechtsfähige Vereine. In der zweiten sind die Kapitalgesellschaften gelistet. Geführt wird das Handelsregister ausschließlich in elektronischer Form. Der Eintrag ins Handelsregister erfolgt über einen Notar. Dieser prüft zunächst alle Unterlagen und beglaubigt die Dokumente.

Danach übermittelt er alles zusammen mit der Anmeldung elektronisch an das Registergericht. Je nach Umfang müssen Unternehmen dafür mit einer Zeitspanne von sechs bis acht Wochen rechnen. Zu den Kosten für den Notar kommen außerdem noch 70 Euro bis 360 Euro an Gebühren für die Eintragung hinzu.

Zur Meldung beim Handelsregister sind grundsätzlich alle Kaufleute verpflichtet. Eine Ausnahme gilt für Kleingewerbetreibende. Dabei hat der Gesetzgeber jedoch keinen Grenzwert definiert, ab dem der Registereintrag erfolgen muss. Stattdessen gelten branchenübliche Richtwerte – zum Beispiel 250.000 Euro im Einzelhandel und 400.000 Euro im produzierenden Gewerbe.

Während Freiberufler vollkommen ausgenommen sind, können Kleingewerbetreibende sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Mit der Eintragung unterliegen sie allerdings auch den Pflichten aus dem HGB und sind zu einer doppelten Buchführung verpflichtet.

Gesellschaftsregister – neu in 2024

Seit dem 1. Januar 2024 gibt es für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) die Möglichkeit, sich in das neu geschaffene Gesellschaftsregister eintragen zu lassen. Nach erfolgter Anmeldung tragen sie den Zusatz „e“ für eingetragene – also eGbR. Grundsätzlich bleibt der Eintrag freiwillig.

Eine Pflicht ergibt sich allerdings in den Fällen, in denen die GbR ins Grundbuch eingetragen werden soll, sie als Gesellschafter eingetragen werden möchte oder sie beispielsweise Marken oder Patentrechte eintragen lassen möchte. Ziel des neuen Registers ist es, für mehr Transparenz zu sorgen.

Der Inhalt der Eintragung in das neue Gesellschaftsregister orientiert sich an den Anforderungen aus dem Handelsregister. So sind Name, Sitz und Anschrift der Gesellschaft sowie Name, Wohnort und Vertretungsbefugnis der Gesellschafter und Gesellschafterinnen einzutragen. Die Anmeldung ins Gesellschaftsregister erfolgt über einen Notar.

Ausdrücklich vorgesehen ist auch ein Statuswechsel vom Gesellschaftsregister ins Handelsregister und umgekehrt. Dies kann dann erfolgen, wenn eine kleingewerbliche GbR die Schwelle zum kaufmännischen Geschäftsbetrieb überschreitet oder freiwillig in die Form der Offene Handelsgesellschaft (OHG) wechseln möchte.

Genauso können allerdings auch OHGs, die bisher im Handelsregister eingetragen waren, den Statuswechsel zur kleingewerblichen GbR vollziehen und ins Gesellschaftsregister eingetragen werden.

Transparenzregister gegen Geldwäsche

Das Transparenzregister ist im Geldwäschegesetz geregelt. Es erfasst neben den Unternehmen auch die wirtschaftlich berechtigten Personen. Verpflichtend ist der Eintrag für juristische Personen wie die AG, die GmbH und die UG sowie für Personengesellschaften wie die OHG, die KG und die Partnergesellschaft. Auch GbRs, die sich in das neue Gesellschaftsregister eintragen lassen, müssen eine Meldung im Transparenzregister vornehmen.

Zusätzlich sind alle Gesellschafter einzutragen, die einen Kapitalanteil von mehr als 25 Prozent oder mindestens 25 Prozent der Stimmrechte halten. Änderungen der Anteile oberhalb dieser Schwelle sind ebenfalls mitzuteilen.

Der Eintrag ins Transparenzregister erfolgt in elektronischer Form durch das jeweilige Unternehmen selbst. Dazu legen Verantwortliche ein Nutzerkonto an und erfassen im Anschluss die Daten des Unternehmens und der wirtschaftlich Berechtigten. Ein Einrichtungsassistent führt durch die einzelnen Schritte. Dabei sind die wirtschaftlich Berechtigten jeweils einzeln anzulegen.

Neben den persönlichen Daten wie Name, Wohnort, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit sind ihre Kapitalanteile oder die Anzahl der Stimmrechte relevant. Außerdem ist der sonstige Kontrolleinfluss auf das Unternehmen anzugeben. Unternehmen müssen ihre Einträge im Transparenzregister aktuell halten und mögliche falsche Angaben zeitnah korrigieren.

Meldeportal der Financial Intelligence Unit (FIU)

Bei der FIU handelt es sich um die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen mit Sitz in Köln. Ihre Aufgabe ist es, Geldwäscheverdachtsmeldungen entgegenzunehmen und zu analysieren. Dazu dient das elektronische Meldeportal goAML Web. Die Befugnisse der FIU regelt das Geldwäschegesetz.

Unabhängig von einer Verdachtsmeldung müssen sich Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetzt seit dem 1. Januar 2024 im goAML Web registrieren. Dies betrifft alle Immobilienmaklerinnen, Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen, Versicherungsvermittler ebenso wie Kreditinstitute, Rechtsanwälte, Steuerberaterinnen und Wirtschaftsprüfer sowie Kunstvermittler und Kunstlagerhalter und Güterhändler. Güterhändler sind dabei Personen, die gewerblich Güter veräußern, unabhängig davon, in wessen Namen oder auf wessen Rechnung.

Bei den Güterhändlern müssen sich allerdings nur solche Händler seit dem 1. Januar 2024 registrieren, die mit den folgenden Gütern handeln: Kunst, Schmuck, Uhren, Edelmetall, Edelsteinen, Kraftfahrzeugen, Schiffen, Motorbooten und Luftfahrzeugen. Die übrigen Händler mussten sich bis spätestens 1. Januar 2027 registrieren.

Die Anmeldung im goAML-Portal erfolgt direkt auf der Website der FIU. Bei der Registrierung sind neben dem eigenen Namen auch der Name des Unternehmens, die Anschrift und eine Telefonnummer anzugeben. Außerdem ist eine Verifizierung erforderlich. Dazu reichen die Verpflichteten eine Kopie ihres Personalausweises oder Reisepasses bei der Registrierung mit ein.

Martina Schäfer, FINIS Kommunikation