Urlaubsgeld & Co

Foto: AdobeStockZur zusätzlichen Motivation ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nutzen Unternehmen gerne Sonderzahlungen. Damit diese langfristig jedoch nicht zu bösen Überraschungen führen, gilt es einiges in der Vorbereitung zu beachten.

Motivierte Mitarbeitende zählen zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren in Unternehmen. Mit immer neuen Ideen versuchen Verantwortliche daher, ihr Personal zu begeistern. Doch Aktionen wie der wöchentliche Obstkorb, Kickertische oder Team-Events werden dabei oft überschätzt. Denn das Wichtigste für die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist nach wie vor die Höhe ihrer monatlichen Vergütung. Bei passenden Anlässen können Unternehmer daher die Chance nutzen und mit Zusatzleistungen zur Motivation beitragen. 

Welche Sonderzahlungen gibt es?

Neben dem Grundgehalt können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die Leistung ihrer Mitarbeitenden mit zusätzlichen Zahlungen vergüten. Zu diesen Sondervergütungen oder auch Gratifikationen zählen das Urlaubs- und Weihnachtsgeld, ein 13. Monatsgehalt, der Treuebonus, die Jahresabschlussprämie oder auch ein Jubiläumsentgelt. Kennzeichen dieser Zusatzleistungen ist, dass sie nicht regelmäßig mit dem Gehalt oder Lohn ausgezahlt werden. Stattdessen bedarf es eines bestimmten Anlasses oder Termins. 

Getrennt von den klassischen Gratifikationen sind allerdings solche Bonus- oder Prämienzahlungen zu betrachten, die Arbeitnehmer aufgrund von Zielvereinbarungen erhalten. Denn dabei handelt es sich nicht um eine vom Unternehmen freiwillig gewährte Zusatzzahlung. Vielmehr ist die Auszahlung an vorab festgelegte Leistungskriterien geknüpft. 

Was ist bei Gratifikationen zu beachten?

Grundsätzlich ist die Zahlung einer Sondervergütung für ein Unternehmen freiwillig. Dennoch kann sich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Anspruch auf eine Gratifikation ergeben. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der jeweilige Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag die Vergütung vorsieht. Das Gleiche gilt, wenn die Betriebsvereinbarung entsprechende Sonderzahlungen festlegt, das Unternehmen eine solche Leistung unter bestimmten Voraussetzungen ankündigt oder sich in der Vergangenheit eine betriebliche Übung herausgebildet hat.

Steht fest, dass Arbeitgeber eine Gratifikation zahlen wollen, müssen sie dabei außerdem den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Das heißt, sie dürfen keine Arbeitnehmergruppen oder einzelne Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von der Sonderzahlung ausschließen. Kürzungen aus einem bestimmten Grund sind allerdings möglich. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Mitarbeitende lange Fehlzeiten aufweisen. Ein Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis kann zudem einen Anlass für die Rückforderung einer Zusatzleistung bieten. Unbedingt zu beachten ist dabei aber, dass mögliche Kürzungen und Rückforderungen vereinbart sein müssen. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen sich vorab anwaltlich beraten lassen.

Wie ist die Sonderzahlung umzusetzen?

Die Sonderzahlung überweisen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zum gegebenen Anlass zusammen mit der dann anstehenden Lohn- und Gehaltszahlung. Ihre Höhe ergibt sin der Regel aus der maßgeblichen tariflichen, betrieblichen oder vertraglichen Bestimmung. Gibt es dazu keine Regelungen, kann das Unternehmen den Betrag nach eigenem Ermessen festlegen. Beschäftigte in Teilzeit erhalten die Gratifikation dabei grundsätzlich anteilig.

Wird die zusätzliche Zahlung erstmals gewährt, kommt es bei der Umsetzung vor allem auf das Vorgehen im Vorfeld und die rechtliche Gestaltung der Ankündigung an. In jedem Fall sollten Unternehmen eine schriftliche Vereinbarung mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schließen. 

An welchen Stellen ist Vorsicht geboten? 

Tatsächlich gibt es in Zusammenhang mit Gratifikationen jedoch ein paar mögliche Fallstricke, die Unternehmen von vornherein umgehen sollten. Dies gilt besonders dann, wenn keine tarifvertragliche Regelung dazu besteht, sondern Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber selbst Zusatzleistungen gewähren wollen. Denn bereits die erstmalige Gratifikation kann weitreichende Folgen haben. So kann sich – je nach Gestaltung der entsprechenden Vereinbarung – eine Bindungswirkung für die Zukunft ergeben. 

Um dies zu verhindern und frei in der Entscheidung über mögliche künftige Leistungen zu bleiben, sollten Unternehmen sich rechtlichen Rat in Bezug auf die Formulierungen einholen. Damit verhindern sie, dass eine dauerhafte Zahlungsverpflichtung eintritt. So sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber immer auf den sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt achten. Das heißt, sie sollten ausdrücklich erklären, dass die Zahlung ohne Anerkennung einer Rechtspflicht erfolgt. Außerdem ist zu verdeutlichen, dass auch die wiederholte Leistung keinen Rechtsanspruch auslöst. Denn bereits eine dreimalige vorbehaltlose Sonderzahlung kann anderenfalls eine betriebliche Übung auslösen. Alternativ können sie einen Widerrufsvorbehalt formulieren. 

Wichtig ist außerdem, dass die schriftliche Vereinbarung zwischen und Unternehmen und Mitarbeitenden dem Transparenzgebot folgt. Demnach muss der Inhalt für die Adressaten verständlich und eindeutig sein. Ist eine Formulierung missverständlich, wird sie unwirksam. Die Grenze zur Unwirksamkeit ist dabei niedrig anzusetzen. So hielt das Bundesarbeitsgericht zum Beispiel bereits eine Klausel für missverständlich, die sowohl einen Freiwilligkeitsvorbehalt als auch eine Widerrufsmöglichkeit enthielt.

Sollen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach einer Kündigung eine kürzliche erhaltene Gratifikation zurückzahlen, muss auch dies vertraglich geregelt sein. Allerdings sind die sogenannten Rückzahlungsklauseln nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Liegen die Bedingungen dafür nicht vor, bestimmt die Art der Sonderzahlung über eine mögliche Rückforderung. Mögliche ist diese etwa, wenn die zusätzliche Zahlung die Betriebstreue von Mitarbeitenden belohnt. Da dieser Grund mit einer Kündigung wegfällt, besteht in diesem Fall auch kein Anspruch auf eine Leistung. 

Lassen sich Gratifikationen kürzen oder rückgängig machen?

Unproblematisch ist die Einstellung einer Sonderzahlung, wenn sie in einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung mit Freiwilligkeitsvorbehalt geleistet wurde. Besteht eine Zahlungsverpflichtung wegen einer betrieblichen Übung, lässt sich dies nur durch eine einvernehmliche Regelung oder durch eine Änderungskündigung anpassen. Ist die Gratifikation in einer Betriebsvereinbarung festgelegt, muss diese geändert oder gekündigt werden. Bei tarifvertraglichen Regelungen ist deren Anpassung erforderlich.

Von Martina Schäfer, FINIS Kommunikation, Berlin