XRechnung an öffentliche Auftraggeber wird Pflicht

Alles Wichtige zur elektronischen Rechnung

Seit 27. November 2020 müssen Unternehmen ihre Rechnungen an Bundesbehörden als XRechnung einreichen. Rechnungen in Papierform oder als PDF-Datei werden ab diesem Zeitpunkt nur noch bei ausdrücklich festgelegten Ausnahmen akzeptiert.

Rechnung schreiben, ausdrucken, in einen Briefumschlag stecken und zur Post geben. Bis vor einigen Jahren war dies in Unternehmen der übliche Ablauf, nachdem ein Auftrag er-füllt wurde. Ersetzt wurden diese klassischen Rechnungen auf Papier inzwischen vielerorts durch eine elektronische Variante in Form einer E-Mail mit PDF-Dokument im Anhang.

Aus Sicht von Behörden handelt es sich dabei allerdings nicht um eine korrekte elektronische Rechnung. Grund dafür ist, dass PDF-Dateien nicht automatisch weiterverarbeitet werden können. Das Format der XRechnung soll daher zumindest im Austausch mit Bundesbehörden jetzt Abhilfe schaffen.

XRechnung – was steckt dahinter?

Bei XRechnungen handelt es sich um ein standardisiertes XML-Format. Damit wird in Deutschland die EU-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt. Hinter den Vorgaben der EU-Behör-den steht das Ziel, den Austausch elektronischer Rechnungen unter den Marktteilnehmern durch einen einheitlichen Standard zu erleichtern.

Das heißt, elektronische Rechnungen müssen strukturiert erstellt, übertragen und empfangen werden können. Auch ihre automatisierte Verarbeitung muss möglich sein. Unternehmerinnen und Unternehmer, die mit öffentlichen Auftraggebern im europäischen Ausland zusammenarbeiten, mussten die Anforderungen zum Teil bereits in der Vergangenheit erfüllen.

In Zusammenhang mit der XRechnung hat das Europäische Komitee für Normung außerdem die Norm EN 16931 entwickelt. Darin ist festgelegt, welche Punkte die elektronische Rechnung enthalten muss. Zu den Pflichtelementen zählen Informationen über den Verkäufer und Käufer sowie den Zahlungsempfänger, eine Auftragsreferenz und Lieferdetails.

Auch Empfehlungen zur Umsetzung sind in der Norm definiert. Die technischen Anforderungen haben die Mitglied-staaten in den sogenannten Core Invoice Usage Specifications (CIUS) bestimmt. Die eingesetzte Technologie dahinter basiert in Deutschland auf offenen Standards und ist daher unentgeltlich nutzbar. 

Wer auf XRechnung umstellen muss

Alle Unternehmen, die mit Bundesbehörden zusammenarbeiten, müssen künftig XRechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten können. Stichtag bei der Zusammenarbeit mit Bundesbehörden war der 27. November 2020. Viele Landesbehörden akzeptieren XRechnungen. Die Bundesländer bestimmen den Zeitpunkt selbst, wann die XRechnung verbindlich wird. 

Zu berücksichtigen ist dabei neben der EU-Richtlinie 2014/55/EU auch die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes. Ausdrücklich davon ausgenommen sind nur Direktaufträge mit einem Netto-Auftragswert bis 1.000 Euro so-wie Aufträge aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich. Abweichende Regelungen zu Ausnahmen können wiederum die Bundesländer festlegen. 

Für diejenigen, die nicht für öffentliche Auftraggeber tätig sind oder entsprechende Aufträge akquirieren wollen, besteht zurzeit noch kein direkter Handlungsbedarf in Bezug auf elektronische Rechnungen. Allerdings ist davon auszugehen, dass sich dies mittelfristig ändern kann.

Denn die EU-Richtlinie sieht ausdrücklich vor, dass die zugrunde liegende Norm auch „für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen ist“. Demnach könnten auch der B2B-Bereich und das Endkundengeschäft künftig eine XRechnung erfordern.

Umsetzung der elektronischen Rechnung im Unternehmen

Direkt aus den von vielen Unternehmen eingesetzten ERP-Systemen wie zum Beispiel SAP, Microsoft oder Oracle lässt sich die geforderte XRechnung in der Regel nicht generieren. Erforderlich ist daher eine Konvertierungslösung, die über die standardisierten Import- und Exportschnittstellen mit der vorhandenen Software verknüpft wird.

Darüber lassen sich die Daten schließlich in eines der beiden zulässigen XML-Formate – entweder eine UBL oder eine UN/CEFACT Cross Industry Invoice – umwandeln.

Außerdem sollten Unternehmer sich möglichst frühzeitig die sogenannte Leitweg-ID ihres öffentlichen Auftraggebers besorgen. Dabei handelt es sich um die eindeutige Zustelladresse für die XRechnung. Vergleichbar ist sie etwa mit der aus dem Zahlungsverkehr bekannten IBAN. Ein öffentlich einsehbares Register gibt es für die Leitweg-ID jedoch nicht. 

Zustellung von XRechnungen

Welche Wege Unternehmen zur Übermittlung der elektro-nischen Rechnung nutzen können, geben die jeweiligen Behörden vor. Dies können sein: E-Mail oder De-Mail mit XML-Anhang, das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) oder die Virtuelle Poststelle des Bundes (VPS), der Upload über ein Onlineformular oder die vollautomatische Übermittlung über Peppol.

Während Unternehmen für die Nutzung von Peppol einen eigenen Access-Point benötigen, sind die übrigen Kanäle ohne zusätzlichen Aufwand einsetz-bar. Damit eignen sie sich – wo möglich – vor allem für diejenigen, die selten Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen.

Zwingend erforderlich ist, das Unternehmen sich unter Xrechnung. bund.de für die Zentrale Rechnungseingangs-Plattform des Bundes (ZRE) registrieren. Bei der Registrierung sind der Benutzername, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse sowie ein Passwort anzugeben. Nach Akzeptieren der Nutzungsbedingungen erhält der Unternehmer einen Aktivierungslink an die angegebene E-Mail-Adresse.

Die ZRE-Plattform soll mittelfristig als Servicekonto des Bundes dienen und auch weitere Leistungen der Verwaltung bereithalten. Das Portal unterstützt bereits jetzt alle möglichen Wege der elektronischen Rechnungsübermittlung. Die öffentlichen Auftraggeber der Länder bestimmen selbst über die zu nutzenden Plattformen.

Aufbewahrung von XRechnungen

Auch bei der XRechnung müssen Rechnungssteller und Rechnungs-empfänger eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung gewährleisten. Das heißt, alle relevanten Informationen der Rechnung müssen einsehbar sein und belegt werden können. Dabei ist die Rechnung in dem Format aufzubewahren, in dem sie erstellt oder empfangen wurde.

Im Falle einer elektronischen Rechnung muss auch das Ursprungsformat erhalten bleiben. Den virtuellen Umschlag – also zum Beispiel die E-Mail – müssen Unternehmerinnen und Unternehmer je-doch nicht archivieren, solange darin keine zusätzlichen rechnungsrelevanten Informationen enthalten sind.

Martina Schäfer, FINIS Kommunikation

Alle Informationen über elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung auch online unter: www.ihk-bonn.de | Webcode @3604