Verschärfte Meldepflichten an das Transparenzregister

TransparenzregisterVerschärfte Meldepflichten ins TransparenzregisterNach den neuen Regelungen zum Transparenzregister entfällt die bisherige Mitteilungsfiktion. Als Folge daraus müssen nun alle meldepflichtigen Unternehmen ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv innerhalb der festgelegten Fristen melden.

Über viele Jahre standen die deutschen Behörden vor großen Herausforderungen, wenn es galt illegal erzielte Einnahmen aufzuspüren und die wahren Hintergründe solcher Fälle nachzuweisen. Denn oftmals wurden gerade auch mittelständische Unternehmen in Geschäfte eingespannt, ohne dass diese erkennen konnten, dass sie für unlautere Zwecke missbraucht wurden. Mit Inkrafttreten des Geldwäschegesetzes (GwG) hat der Gesetzgeber im Jahr 2017 solchen Vorgängen einen Riegel vorgeschoben. Wesentlichen Anteil daran hat das gleichzeitig eingeführte elektronische Transparenzregister, das Eigentümerstrukturen offenlegt.

Gesetzesänderung zum Transparenzregister

Durch das Anfang August 2021 in Kraft getretene Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz Geldwäsche (TraFinG Gw) wurde das Transparenzregister in ein Vollregister umgewandelt. Anders als zuvor müssen daher nun alle meldepflichtigen Unternehmen ihre wirtschaftlich berechtigten Personen ermitteln und aktiv dem Register benennen.

Das betrifft auch Gesellschaften, die bisher von der sogenannten Mitteilungsfiktion Gebrauch machen konnten. Demnach befreite ein Eintrag in anderen öffentlich zugänglichen Registern von der Meldepflicht, wenn er bereits die Strukturen des Unternehmens offenlegte. Denn mit der dortigen Angabe der Daten galten diese dann gleichzeitig auch im Transparenzregister als mitgeteilt. Nutzen konnten dies vor allem Organisationen, die im Handelsregister, Partnerschaftsregister, Vereinsregister oder Unternehmensregister erfasst sind.

Betroffene der Meldepflichten

Mit Wegfall der Mitteilungsfiktion müssen nun auch alle bisher von der Meldepflicht befreiten Unternehmen die relevanten Angaben beim Transparenzregister einreichen. Unbedingt zu beachten sind dabei die eingeräumten Übergangsfristen, innerhalb derer die Verantwortlichen tätig werden müssen. Anderenfalls droht ein Bußgeld. Dies kann bis zu 100.000 Euro betragen und in schwerwiegenden Fällen sogar auf bis zu 5 Millionen Euro erhöht werden.

Während Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien bereits bis Ende März 2022 aktiv werden mussten, hatten GmbHs, UGs (haftungsbeschränkt), Genossenschaften und Partnerschaften bis Ende Juni 2022 Zeit zur Meldung. Bei eingetragenen Personengesellschaften und Trusts oder Treuhändern von nichtrechtsfähigen Stiftungen reicht die Frist sogar bis zum Jahresende.  

Nicht von der Mitteilungspflicht betroffen sind Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute und Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Ausländische Gesellschaften können dagegen unter die Meldepflicht fallen, wenn sie inländischen Immobilienbesitz erwerben oder erworben haben. In ihrem Fall entfällt die Pflicht nur, wenn sie bereits einen Eintrag in einem Transparenzregister eines anderen EU-Mitgliedsstaats vorgenommen haben.

Für Vereine gelten Erleichterungen bei der Mitteilungspflicht. So werden ihre Angaben aus dem Vereinsregister ins Transparenzregister übernommen. Aufmerksam sollten dagegen vor allem auch Unternehmen in Liquidation sein. Denn bei ihnen endet die Meldepflicht erst mit der Auflösung der Gesellschaft. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen sie die relevanten Daten an das Register übermitteln.

Was die Mitteilungspflicht umfasst

Die Transparenzpflichten der Verantwortlichen in den Unternehmen umfassen grundsätzlich zwei unterschiedliche Bereiche. Demnach sind sie zum einen verpflichtet, die Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln. Zum anderen folgt daraus im nächsten Schritt ihre Mitteilungspflicht an das Transparenzregister. Die wirtschaftlich Berechtigten wiederum haben die Pflicht, die notwendigen Angaben gegenüber der Gesellschaft zu machen.

Dies gilt auch für Anteilseigner, die von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden. Ändern sich die Besitz-, Verantwortungs- oder Zugriffsverhältnisse sind die dazugehörenden Informationen grundsätzlich den Meldepflichtigen mitzuteilen, damit sie die Daten wiederum an das Transparenzregister übermitteln können.

Kommen wirtschaftlich Berechtigte ihrer Verpflichtung zur Übermittlung der relevanten Daten nicht nach, haben Unternehmen eine begrenzte Nachforschungspflicht. Das heißt, in diesem Fall müssen sie in angemessenem Umfang Auskunft einholen. Die Schritte, die sie dabei unternehmen, sollten sie zu Beweiszwecken immer dokumentieren.

Wer als wirtschaftlich Berechtigter gilt

Wesentlich im Rahmen der Mitteilungspflicht ist der Begriff des wirtschaftlich Berechtigten. Dabei handelt es sich grundsätzlich um natürliche Personen. Laut § 3 GwG sind darunter solche Personen zu verstehen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine Gesellschaft steht. Außerdem zählen diejenigen dazu, auf deren Weisung eine Transaktion oder Geschäftsbeziehung begründet wird.

Als wirtschaftlich Berechtigter bei juristischen Personen sind natürliche Personen anzusehen, die mittelbar oder unmittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten oder mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren. Das Gleiche gilt, wenn die Kontrolle über eine Gesellschaft in vergleichbarer Form ausgeübt wird. Lässt sich der wirtschaftlich Berechtigte einer juristischen Person nicht ermitteln, ist der gesetzliche Vertreter der Gesellschaft zu melden. Dabei kann es sich auch um den geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner handeln.

Inhalt der Mitteilungspflichten

Mitteilen müssen Unternehmen dem Transparenzregister die persönlichen Daten ihrer wirtschaftlich Berechtigten. Diese umfassen den Vor- und Zunahmen, jeweils so wie er im Melderegister erfasst ist, Geburtsdatum, Wohnort und alle Staatsangehörigkeiten. Hinzu kommen Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.

Alle Angaben sind dem Bundesanzeiger als registerführender Stelle für das Transparenzregister elektronisch mitzuteilen und auch bei der Gesellschaft aufzubewahren. Ändern sich die Gesellschafterstrukturen, sind die aktuellen Daten beim Register umgehend zu aktualisieren.

Diese Meldungen sollten genauso wie die relevanten Angaben sowohl beim Unternehmen als auch bei den Verpflichteten lückenlos und revisionssicher dokumentiert werden. Denn nur so können diese bei Bedarf das korrekte Vorgehen rechtssicher nachweisen und damit einem möglichen Bußgeld vorbeugen.

Martina Schäfer, FINIS Kommunikation, Berlin