E-Rechnung

Im Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Pflicht zur Umstellung auf die elektronische Rechnung geregelt. Dies gilt grundsätzlich ab 2025 für Unternehmen im B2B-Geschäft. Neben den zulässigen Formaten wurden auch Übergangsfristen festgelegt. Es drängen sich bei der Umsetzung Fragen zu möglichen Formatne und Umsetzungsmöglichkeiten auf.

Was ist eine E-Rechnung?

• Durch das Wachstumschancengesetz ergibt sich eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Vorgaben der Norm EN-16931 sind für die Erstellung von elektronischen Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber adressiert sind, verpflichtend
• Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung umgesetzt.
• Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.
• Hingegen ist für steuerliche Zwecke, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer, der Begriff "elektronische Rechnung" weiter gefasst. Elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Für den Vorsteuerabzug ist zwingend der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich. Somit gilt dies auch bei der elektronischen Rechnungsübermittlung. Weder das Umsatzsteuergesetz noch die Finanzverwaltung schreiben bisher eine technische Umsetzung vor. Hiernach kann immer noch eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielweise als PDF) den steuerlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung genügen.

Gestaltung der eRechnung

Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer eRechnung liegt darin, dass eine eRechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung

• als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
• auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z. B. mittels des Standards XRechnung.

• Die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht.
• Der Standard XRechnung repräsentiert die nationale Ausgestaltung der europäischen Norm EN-16931 in Deutschland und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
• Zusätzlich kann bei Einreichung einer E Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm EN-16931, der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.

Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail separat versandt werden. Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. bei ZRE: 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie „xml“ bei Anwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattformen bekannt gegeben. Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Weitere Informationen finden Sie darüber hinaus seitens der DIHK unter
https://www.dihk.de/de/themen-und-positionen/erste-klarstellung-zur-e-rechnungspflicht-104322

Was bedeutet ZUGFERD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist. Da einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber (z. B. Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) lediglich nur rein strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren, ermöglicht ZUGFeRD auch die Erstellung einer Rechnung ohne die begleitende PDF-Datei. ZUGFeRD ermöglicht den Unternehmen eine rein strukturierte XML-Rechnung bei den Portalen einzureichen und ermöglicht darüber hinausdie von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Voraussetzung ist, dass die vorhandenen Informationen während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben und nicht durch Dateiumwandlungen verringert werden.

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931.

Wer ist von der Umsetzungspflicht betroffen?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Hinweis: Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG n. F.). Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung auslösen.

Wann wird die Pflicht zur Nutzung von eRechnungen wirksam?

Nach den Regelungen im Wachstumschancengesetz soll ab dem 1. Januar 2025 die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von eRechnungen bestehen. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Hierbei ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden:

• Bis Ende des Jahrs 2025 ist es gestattet, statt eRechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen; allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
• Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2026. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
• Bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer eRechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird und der Empfänger seine Zustimmung erteilt hat. Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich eRechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden. Alle inländischen Unternehmen müssen laut Wachstumschancengesetz bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) soll nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich sein.
 

Aufbewahrung der elektronischen Rechnung

Elektronische Rechnungen (und alle dazugehörigen Dokumente) müssen, ebenso wie die Papierrechnung, mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalendervierteljahrs, in dem die Rechnungsausstellung erfolgt. Dennoch gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und die Grundsätze zum Datenzugriff bzw. der Prüfbarkeit digitaler Medien trotz der Neuerungen des Steuervereinfachungsgesetzes weiterhin. Eine Archivierung der elektronischen Rechnungen auf Speichermedien ist möglich. Nicht erlaubt ist dagegen die Archivierung lediglich eines Ausdrucks der Rechnung. Wird eine elektronische Rechnung während der Aufbewahrungsfrist unleserlich, darf sie nicht berichtigt werden, da eine nachträgliche Änderung nicht zulässig ist.

Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter sie jederzeit prüfen kann.
Die Frist von zehn Jahren gilt auch dann, wenn die elektronische Rechnung nicht mit einem expliziten Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht versehen ist.

Werden die Aufbewahrungspflichten verletzt, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 26a UStG), die mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann.